Aineistonhallinta tutkimuksen päättyessä

”Tutkimuksenjälkeisellä säilyttämisellä tai arkistoimisella tarkoitetaan sitä, että aineistoon ei enää säilytyksen/arkistoinnin alettua tehdä muutoksia, vaan aineisto säilyy sellaisena kuin se tietyllä hetkellä on.” (Tutkimusaineistojen säilytys tutkimuksen jälkeen Itä-Suomen yliopistossa)

Tutkimuksen jälkeen toteutettavaa tutkimusaineiston säilyttämistä kutsutaan säilyttämiseksi tai arkistoinniksi, jotka arkipuheessa saattavat viitata samaan asiaan. Näille käsitteille on myös tarkemmat, lainsäädännöstä ja viranomaiskäytöstä kumpuavat määritelmät, jotka on hyvä tietää.

Säilyttäminen

• on tiedonhallintalain (906/2019 § 21) mukaan aineiston säilyttämistä määräajan ja vain niin kauan kuin sitä tarvitaan tiettyyn tarkoitukseen (tutkimusaineistojen kohdalla esim. sopimus, rahoittajan tai julkaisijan vaatimus, laki tms.).

Arkistointi

• tapahtuu tiedonhallintalain (906/2019 § 21) mukaan säilytysajan päättymisen jälkeen, silloin kun aineistoa ei hävitetä.
• tarkoittaa arkistolain (831/1994 § 8,3) mukaan pysyvää säilyttämistä.

Pitkäaikaissäilyttäminen (PAS)

• viittaa digitaalisen aineiston pysyvään säilyttämiseen (arkistolaki) eli arkistointiin (tiedonhallintalaki). 

Avaaminen 

• viittaa tutkimusdatan tallentamiseen avoimesti saataville sellaisessa muodossa, että muut voivat käyttää sitä mahdollisimman vapaasti esimerkiksi uudessa tutkimuksessa tai muussa tarkoituksessa.
• on tehtävä lainsäädäntöä, sopimuksia, lisenssejä ja eettisiä periaatteita noudattaen: Johtoajatuksena on “niin avointa kuin mahdollista, niin suljettua kuin välttämätöntä”. 

Julkaiseminen 

• pitää sisällään datan avaamista tarkemmin määriteltyjen käytänteiden noudattamisen (vrt. tutkimustulosten julkaiseminen).
• voi käytännössä olla myös samaa kuin tutkimusdatan avaaminen.
• toteutetaan datarepositorioita tai tutkimusdatan julkaisemiseen erikoistuneita datajulkaisuja hyödyntäen. 

Tutkimusaineistoa pitää säilyttää tutkimuksen jälkeenkin, jotta tutkimustulosten luotettavuus voidaan varmistaa. On hyvä huomioida, että tutkimuksen päättymisen ajankohta ei ole sama, kuin tutkimusaineiston keruun lopettaminen, vaan tutkimusprojektin katsotaan päättyvän silloin, kun olet julkaissut tutkimustuloksesi. Tutkimusaineistojen säilytys tutkimuksen jälkeen tulee suunnitella jo tutkimuksen alkuvaiheessa aineistonhallintasuunnitelmassa ja siihen löydät ohjeita tämän UEF Datatuen verkkosivun ensimmäisessä osiossa Aineistonhallinnan suunnittelu ennen tutkimuksen aloittamista.

Tutkimusaineiston säilyttäminen tulee suunnitella jo tutkimuksen alkuvaiheessa aineistonhallintasuunnitelmassa, vähintään arviotasolla miten pitkään aineistoa säilytetään ja mitä toimenpiteitä tutkimusaineistolle tehdään tutkimuksen päätyttyä. Tarvittaessa suunnitelmaa päivitetään tutkimuksen edetessä. Tutkimusaineiston säilytysaikaa määritellessä tutkijan on tapauskohtaisesti huomioitava millaisia velvoitteita, ja toisaalta rajoitteita, tutkimusaineiston säilytykseen liittyy. 
Tutkimusaineistojen säilytykseen vaikuttavat monet seikat, joita on listattu Itä-Suomen yliopiston tutkimusaineistojen säilytysohjeissa:
•    aineiston sisältö
•    tutkimussuostumukset tai -luvat
•    tutkittavien informointi
•    aineiston omistajuus
•    aineistoon liittyvät sopimukset
•    tutkimuksen todennettavuus ja toistettavuus
•    rahoittajien vaatimukset 
•    aineistoon liittyvän julkaisun kustantajan mahdolliset vaatimukset.

Perusaskeleet tutkimuksenjälkeiseen säilyttämiseen
1.    Ennen tutkimusta: Suunnittele vähintään hahmotelma-asteella jo tutkimuksen alussa mitä tutkimusdatalle tapahtuu tutkimuksen päätyttyä. Huomioi seikat, jotka ohjaavat ratkaisuja ja joiden avulla perustelet säilytykseen liittyviä päätöksiä: lainsäädäntö, yleiset sekä yliopistosi linjaukset ja ohjeet, oman alasi käytännöt.
2.    Tutkimuksen aikana: Pidä tutkimusdatasi järjestyksessä ja dokumentoituna tutkimuksen ajan. 
3.    Tutkimuksen loppuessa: Päätä lopullisesti, mitä tuhoat ja mitä säilytät, miten kauan ja missä. Pidä mielessä päätöstä ohjaavat perustelut (ks. kohta 1). Tee tutkimusdatalle loppusiivous ja säilytä suunnitellusti. 

Säilytysaika

Tutkimusaineistoa on säilytettävä jonkin aikaa tutkimuksen jälkeen, jotta tutkimustuloksia voidaan arvioida tai varmentaa jälkeenpäin. Osa tutkimusaineistosta saattaa olla pysyvän säilyttämisen arvoisia joko lakisääteisesti tai muutoin. Itä-Suomen yliopiston tutkimusaineistojen säilytysohjeissa suositellaan, että tutkimusaineistoja säilytettään ”vähintään viisi vuotta tutkimuksen päättymisen jälkeen” ellei esimerkiksi lainsäädäntö velvoita tätä pidempää säilytysaikaa. Lääketieteellisen ja terveystieteellisen tutkimusaineiston kohdalla tutkimusaineistojen säilytysaika on yleisimmin 15 vuotta tutkimuksen päättymisestä. Korvaamattoman arvokas, kansallinen kulttuuriperintöaineisto on säilytettävä pysyvästi. Kulttuuriperintöaineistoja ovat esimerkiksi historialliset valokuvat, kartat tai piirustukset myös digitoituina.

Säilytyspaikka

Tutkimuksen päätyttyä tutkimusdataa voidaan säilyttää suljetuissa ympäristöissä tai avata eriasteisesti muiden hyödynnettäviksi avoimien datarepositorioiden tai -arkistojen kautta. Mikä tahansa säilytysratkaisu onkin, tietoturvasta on huolehdittava.
Jos tutkimuksen jälkeen jatkat työtäsi Itä-Suomen yliopistolla, voit hyödyntää yliopiston tarjoamia tietoturvallisia säilytysratkaisuja, joista löytyy tietoa UEFin sisäisestä UEF intra-verkosta ("Tiedostojen tallentaminen ja jakaminen"). Muussa tapauksessa on turvauduttava yksityisiin laitteisiin.
 

Tutkimuksen päätyttyä tutkimusdataa voidaan säilyttää suljetuissa ympäristöissä tai avata eriasteisesti muiden hyödynnettäviksi esimerkiksi avoimien datajulkaisuiden, datarepositorioiden tai -arkistojen kautta. Tutkimusdata suositellaan avaamaan tutkimuksen jälkeen jatkokäyttöön aina, kun se on mahdollista. Mikäli dataa ei voi avata, tulee tämä perustella aineistonhallintasuunnitelmassa. Tässäkin yhteydessä on hyvä pitää mielessä metadatan avaamisen mahdollisuus, vaikka itse tutkimusdataan kohdistuisikin avoimuutta rajoittavia juridisia tai eettisiä tekijöitä.

Tutkimusdatan avoin saatavuus mahdollistaa tutkimuksen todentamisen ja tutkimusdatan jatkohyödyntämisen. Tutkimusdatan avaaminen voidaan lukea tutkijalle meriitiksi, mikä tuodaan esille vaikkapa kansallisessa tutkijanarvioinnin hyvien käytäntöjen suosituksessa. Tieteelliset lehdet saattavat pyytää selostusta tutkimusdatan saatavuudesta (ns. data availability/access statement). Selostuksessa kerrotaan tiiviisti mm. julkaisussa käytetyt datatyypit, mistä data löytyy (pysyvä tunniste, verkko-osoite), käyttöehdot tai rajoitukset. Lehdillä on tähän usein esimerkkejä tai ohjeita. Myös tutkimuksen rahoittajat (esim. Suomen Akatemia, EU-tutkimusrahoitus) ja tiedekustantajat edellyttävät yhä useammin tutkimusdatan saattamista avoimeksi. Kaiken taustalla on tutkimustuotosten uudelleenkäytön mahdollistaminen. Myös käyttämättä jääneiden tutkimusdatojen julkaisua suositellaan.

Tutkimusdatan avaaminen muiden käyttöön: 
•    parantaa tutkimustuotosten laajamittaista hyödynnettävyyttä ja jatkokäyttöä, 
•    edistää tutkimusta ja mahdollistaa uusien havaintojen ja ilmiöiden löytämistä, 
•    edistää tutkimusyhteistyötä 
•    tarjoaa tutkijoille tasavertaiset mahdollisuudet tutkimusdatan käyttöön.

Tutkimusdatan avoimuuden tavoitteita on kirjattu kansainvälisesti esimerkiksi UNESCOn avoimen tieteen suosituksissa ja EUn linjauksissa.  Kansallisesti tutkimusdatan avoimen saatavuuden linjaus 2021 tarjoaa tutkimusyhteisölle raamit datan avoimuuden toteuttamiseen. Itä-Suomen yliopiston avoimen tieteen ja tutkimuksen linjaus sisältää myös datalinjauksen, jonka mukaan julkisella rahoituksella tehdyn, julkaistuihin tutkimustuloksiin liittyvän tutkimusaineiston tulee lähtökohtaisesti olla avointa aina, kun se on tehtyjen sopimusten (omistajuus, käyttöoikeudet, immateriaalioikeudet ja salassapito), lainsäädännön ja tutkimuseettisten periaatteiden puitteissa mahdollista eikä vaaranna yliopiston etua.

Tutkimusdatan avaamisesta kerrotaan enemmän UEF Avoimet tutkimusaineistot -verkkosivulla.

UEF eRepo – UEF eRepositorio - on Itä-Suomen yliopiston avoimien aineistojen palvelu. Se sisältää yliopiston opinnäytetyöt, sarjajulkaisut ja rinnakkaistallennetut artikkelit sekä kokoaa yhteen tietoja Itä-Suomen yliopiston tutkijoiden tuottamasta tutkimusdatasta. 

UEF eRepo ei ole data-arkisto tai datarepositorio eli UEF eRepon tutkimusdataosiossa ei ole tutkimusdataa vaan ainoastaan Itä-Suomen yliopiston tutkijoiden tutkimusdatojen metatietoa. Tutkija ei siis voi tallentaa omaa tutkimusdataansa UEF eRepoon. Sen sijaan tutkijat voivat kuvailla tutkimusdatansa kansalliseen Etsimeen tutkimusaineistojen kuvailutyökalu Qvaimen avulla. Tämä on hyvä vaihtoehto myös silloin, kun tutkimusaineistoa ei voi avata jatkokäytettäväksi tallentamalla sitä datarepositorioon. Etsimestä tieto siirtyy automaattisesti myös eRepoon.

Jos tutkimusdata halutaan avata muiden käytettäväksi, tutkija valitsee datalle sopivan datarepositorion, minne tallentaa datan avoimesti käytettäväksi. Tällöin on hyvä varmistaa, että metatiedot tulevat näkyviin myös UEF eRepoon. Metatieto siirtyy automaattisesti eRepoon Tietoarkistoon, Kielipankkiin, Zenodoon, EUDATiin ja Dryadiin tallennetuista aineistoista, joissa Itä-Suomen yliopisto on mainittu taustaorganisaationa. Jos tieto ei siirry automaattisesti, datan voi kuvailla lisäksi Etsimeen, jolloin se tulee näkyviin myös eRepoon.

Lue lisää tutkimusdatan avaamisesta ja repositorion valitsemisesta UEF Avoimet tutkimusaineistot -verkkosivulta.
 

Pitkäaikaissäilytyksellä tarkoitetaan digitaalisen tiedon säilyttämistä pysyvästi käyttökelpoisena kymmenien tai jopa satojen vuosien ajan. Sen tavoitteena on taata erittäin merkittävien aineistojen jatkokäytettävyys tuleville sukupolville. Pitkäaikaissäilytys edellyttää tutkimusaineiston ylläpitämistä toimivana ja käyttökelpoisena. Käytännössä se tarkoittaa vanhentuneiden tiedostomuotojen muuntamista toimiviksi, datan eheyden ja luotettavuuden ylläpitoa, ja datan suojelua vahingoittumiselta pidemmällä aikavälillä.

  
Kansallinen CSC:n tarjoama Fairdata PAS-palvelu on tarkoitettu suomalaisille yliopistoille ja tutkimuslaitoksille tutkimusaineistojen pitkäaikaissäilyttämiseen. Sinne siirretään ainoastaan tutkimusaineistoja, joilla on pitkällä aikavälillä arvoa organisaatiolle tai kansallisesti. Ennen kuin PAS-palvelua voidaan hyödyntää, tutkijan tulee pohtia tutkimusaineiston arvoa yhdessä yliopiston eli käytännössä UEF Datatuen kanssa. 

Tutkimusaineiston siirtämistä pitkäaikaistasäilytykseen Fairdata PAS-palveluun puoltavat seuraavat seikat:
•    Aineiston huomattavat jatkokäyttömahdollisuudet. 
•    Aineistontuottamiseen on käytetty paljon resursseja. 
•    Aineisto on syntynyt osana tutkimusta, jota olisi vaikeaa, kallista tai mahdotonta toistaa. 
•    Aineisto on muutoin kansallisesti tai organisaation kannalta merkittävä. 
Jos aineisto todetaan soveltuvaksi pitkäaikaissäilytykseen, yliopisto on yhteydessä Fairdata PAS-palveluun ja aineistoa voidaan ryhtyä valmistelemaan pitkäaikaissäilytykseen sopivaksi.

Lisätietoa
Kansalliset pitkäaikaissäilytyspalvelut | Digitalpreservation.fi. Sivustolla on kansallisiin pitkäaikaissäilytyspalveluihin liittyviä uutisia, termien ja teknisten ratkaisuiden määrittelyjä ja muita ohjeita sekä julkaisuja.  
Mitä pitkäaikaissäilytys on? | Fairdata PAS-palvelu (Fairdata.fi).
 

Tutkimusaineiston hävittämisessä on huomioitava tietoturva. Työhuoneen tai tietokoneen roskakori eivät kaikissa tapauksissa riitä aineiston tietoturvalliseen hävittämiseen. Erityisen tärkeä tämä on silloin, jos aineistossa on henkilötietoa tai arkaluonteista tietoa.

Paperiaineiston voi tuhota tietoturvallisesti silppurilla, polttamalla tai laittamalla paperit työpaikan tarjoamaan tietoturvasäiliöön.

Tiedostojen kohdalla pelkästään tiedoston poistaminen (deletointi) ja tietokoneen roskakorin tyhjentäminen ei tarkoita, että tiedosto olisi tuhoutunut lopullisesti. Poistettuja tietoja voi palauttaa jopa kiintolevyn uudelleen alustamisen jälkeen. Tiedon lopulliseen hävittämiseen on olemassa erilaisia ohjelmia, jotka perustuvat esimerkiksi tietojen päällekirjoittamiseen tai kiintolevyn magnetointiin. Tallennusväline voidaan myös murskata mekaanisesti lukukelvottomaksi eli esimerkiksi USB-tikulla oleva aineisto voidaan hävittää tuhoamalla koko tikku.

Jos olet epävarma tutkimusdatan turvallisen hävittämisen tavoista, kysy neuvoa UEFin Digipalveluista tai UEF Datatuesta. UEFin tietoturvaohjeissa käsitellään myös aineistojen hävittämistä. 

Lisätietoa

Aineiston hävittäminen, anonymisointi tai arkistointi tutkimuksen päättyessä. Tietosuojavaltuutetun toimisto.