Henkilöstön osallistumisen aste vaihtelee, kun organisaatiot suunnittelevat uuden teknologian käyttöönottoa. Itä-Suomen yliopistossa tehdyssä tutkimuksessa havaittiin, että työtekijät osallistuivat suunnittelukokouksissa keskusteluun tasavertaisimmin silloin, kun puhuttiin teknologian käyttöön ottamisesta ja keskinäisten oikeuksien ja velvollisuuksien jakamisesta. Sen sijaan taloudellisiin näkökulmiin ja käytettävyyteen liittyvässä keskustelussa osallistuminen oli vähäisempää.
Tutkimuksessa havainnoitiin kielellisen vuorovaikutuksen lisäksi suunnittelukokouksien ei-verbaalista viestintää, kuten puheen nopeutta, äänenpainoa sekä ilmeitä ja eleitä. Vuorovaikutuksen kehollisuudella ja fyysisellä ympäristöllä oli vuorovaikutuksessa merkittävä rooli. Tutkimuksessa havaittiin, että keskustelun osallisuutta rajattiin katseen suunnalla ja käsieleillä puolestaan vahvistettiin osapuolten mukaanottoa keskusteluun.
– Tästä näkökulmasta näköyhteyden sulkeminen etäkokouksessa voi rajoittaa sekä osallisuutta että erilaisten näkökulmien esiinnousua. Tämä on ongelmallista silloin, kun kehitetään yhdessä jotakin uutta, tutkija Pasi Hirvonen sanoo.
Uuden teknologian käyttöönottamiseen liittyviä kysymyksiä on tarkasteltu vain vähän vuorovaikutuksen näkökulmista. Aiemmat tutkimukset ovat keskittyneet teknologian käytön haasteisiin ja niiden helpottamiseen. Itä-Suomen yliopiston tutkijat selvittivät havainnointiin ja tarkkaan vuorovaikutuksen analyysiin perustuvassa tutkimuksessa, kuinka pienyritys päättää uuden teknologian käyttöönotosta ja pohtii tähän liittyviä haasteita.
Tutkimuksessa seurattiin suomalaisen pienyrityksen kokouksia, joissa johto ja työntekijät keskustelivat uuden tekstiviestipalvelun käyttöönotosta. Kokouksiin osallistui 5–7 henkilöä. Analyysi keskittyi siihen, millaisia vuorovaikutuksellisia kehyksiä kokouksissa noudatettiin ja miten kukin kehys tuotti erilaisia näkökulmia ja ääniä.
Vuorovaikutus kokouksissa noudatti kolmea kehystä. Taloudellisessa kehyksessä pohdittiin teknologian käyttöönoton hintaa, kuluja ja tulostehokkuutta. Tämä rajoitti osallistujien puheoikeutta kahden osapuolen väliseksi. Käytännöllis-välineellisessä kehyksessä keskusteltiin uuden teknologian käytettävyydestä ja hyödyistä, ja useammat henkilöt osallistuivat keskusteluun. Sosiaalisessa kehyksessä puhuttiin siitä, miten uutta teknologiaa voidaan käyttää yhdessä ja miten keskinäisiä oikeuksia ja velvollisuuksia voidaan jakaa. Lähes kaikki osallistuivat tasavertaisesti tähän keskusteluun.
– Teknologiaan perustuvassa vuorovaikutuksessa on vaarana, että käsiteltävät asiat kehystetään yksipuolisesti. Tällöin vaihtoehtoisia ääniä ja näköaloja ei huomioida tarpeeksi, jolloin osallistujat voivat kokea, ettei heillä ole mahdollisuutta osallistua tai ettei heitä kuunnella. Esimerkiksi, kun etäyhteydellä pidettävä kokous kehystetään tehokkaaksi ja asioiden läpikäyntiin keskittyväksi, on mahdollista, että keskustelu jää kovin ohueksi.
Tutkimus osoittaa, että uuden teknologian käyttöönotto on sosiaalinen prosessi. Siihen vaikuttavat tilannekohtaiset tulkinnat siitä, kuinka asian kanssa tulee edetä, mikä teknologian merkitys kulloinkin on, ja mitkä ovat eri osallistujien oikeudet ja velvollisuudet toimia tietyillä tavoilla. Teknologisten järjestelmien käyttö edellyttää johdon ja työntekijöiden keskinäistä keskustelua, jotta ne rakentuvat osaksi organisaation laajempaa sosiaalista järjestelmää. Jotta järjestelmästä tulee toimiva, sen pitää pohjautua organisaation vastuiden ja velvollisuuksien suhdejärjestelmään.
Uuden teknologian käyttöönotto edellyttää keskustelua, jossa työntekijöiden ja johdon näkemykset jaetaan. Toisaalta ihmiset ovat joustavia neuvottelemaan erilaisista uuden teknologian käyttöön liittyvistä kysymyksistä.
Lisätietoja: Pasi Hirvonen, puh. 050 463 3365, pasi.hirvonen(at)uef.fi, UEF Connect
Tutkimusartikkeli
Pekka Kuusela, Pasi Hirvonen, Eeva Aromaa, Päivi Eriksson. Dialogical selves in action: Movements within and between frames in work meetings. Theory & Psychology. 2020. https://doi.org/10.1177%2F0959354320920705