Hen­ki­lö­tie­to­jen käsittely

Miksi käsittelemme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavissa tehtävissä:

EU:n komission hyväksymän Suomen alue- ja rakennepolitiikan ohjelma-asiakirjan mukaista rahoituksen (Euroopan sosiaalirahasto plus, ESR+, Euroopan aluekehitysrahasto EAKR ja Oikeudenmukaisen siirtymän rahasto JTF) kohdentumista sekä ohjelma-asiakirjassa Suomelle asetettujen tavoitteiden toteutumista seurataan keräämällä tietoja hankkeisiin osallistuneista henkilöistä.

Käytämmekö automaattista pää­tök­sen­te­koa tai profilointia?

Emme tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Miksi saamme käsitellä hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Tarkemmat käsittelyperusteet ovat:

• rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen  (Laki alueiden kehittämisen ja Euroopan Unionin alue- ja rakennepolitiikan hankkeiden rahoittamisesta, 757/2021, rahoituslaki)
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu (rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän merkittävä suhde)
• rekisteröidyn suostumus

Itä-Suomen yliopisto toimii EURA 2021 -tietojärjestelmässä käsittelemiensä tietojen osalta henkilötietojen käsittelijänä Työ- ja elinkeinoministeriön (TEM) lukuun. Itä-Suomen yliopisto toimii rekisterinpitäjänä käsitellessään hankkeiden tapahtumiin osallistuvien henkilöiden ilmoittautumistietoja. 

Mitä hen­ki­lö­tie­to­ja käsittelemme?

Käsittelemme henkilötietojen käsittelijänä TEM:n lukuun tarvittaessa seuraavia henkilötietoja ESR+ hankkeissa (ml. JTF hankkeiden ESR+ tyyppiset toimet):

• Henkilötunnus
• Ikä
• Sukupuoli
• Nimet
• Yhteystiedot
• Tieto turvakiellosta
• Koulutustasosta korkein suoritettu tutkinto
• Hankkeessa suoritettu tutkinto tai muu ammattipätevyys
• Tieto siitä, onko henkilö työtön, pitkäaikaistyötön vai työssä, työllistyykö hän yrittäjänä tai ammatinharjoittajana, onko hän koulutuksessa, onko hän ryhtynyt työnhakuun vai onko hän työelämän ulkopuolella
• Päivämäärät, joina henkilö on aloittanut ja lopettanut hankkeessa

Tuen saajana Itä-Suomen yliopisto saa käsitellä EURA 2021 -tietojärjestelmään tallennettuja osallistuvan henkilön henkilötietoja, jos se on tarpeen hankkeen toteuttamiseksi tukipäätöksen ehtojen mukaisesti (rahoituslaki § 57).

Käsittelemme rekisterinpitäjänä tarvittaessa seuraavia henkilötietoja: 

• Hankkeessa järjestettäviin tilaisuuksiin osallistuvien henkilöiden ilmoittautumistiedot ja/tai tilaisuuksiin liittyvät henkilötiedot
• Kyselyiden ja haastattelujen yhteydessä käsiteltävät tiedot esim. ammattinimike, työpaikka, ikä, sukupuoli, työhistoria, koulutus

Kuinka pitkään hen­ki­lö­tie­to­ja­si säilytetään?

TEMin ylläpitämässä EURA 2021 -tietojärjestelmässä henkilötietoja säilytetään vähintään 20 vuotta hankkeen sulkemisesta.

Tuen saajana Itä-Suomen ylipisto on velvollinen säilyttämään hankkeeseen liittyvän aineiston vähintään viiden vuoden ajan laskettuna sen vuoden päättymistä seuraavan vuoden alusta, jona hankkeen viimeinen maksuerä on maksettu. 

Itä-Suomen yliopisto säilyttää rekisterinpitäjänä tilaisuuksien ilmoittautumistietoja ja/tai tilaisuuksiin liittyviä muita henkilötietoja sekä kyselyiden ja haastatteluiden yhteydessä käsiteltäviä tietoja vähintään viiden vuoden ajan laskettuna sen vuoden päättymistä seuraavan vuoden alusta, jona hankkeen viimeinen maksuerä on maksettu. 

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. 

Sään­nön­mu­kai­set siirrot ja luovutukset

Rekisterinpitäjänä Itä-Suomen yliopisto luovuttaa hankkeiden rahoittajille ainoastaan tilastotietoja.

Ryhmähankkeissa (hanke, jossa on useampia toteuttajaorganisaatiota) henkilötietoja voidaan siirtää toisille toteuttajaorganisaatioille hankekokonaisuudessa tarvittavien tietoaineistojen (esim. arviointiraportti) tuottamiseksi. 

Hankkeissa kerättya aineistoa voidaan myöhemmin hyödyntää Itä-Suomen yliopiston tieteellisissä tutkimuksissa. 

Työ- ja elinkeinoministeriön luovutusvelvoitteista säädetään rahoituslain 58 §:ssä. 

Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Rekisterinpitäjänä Itä-Suomen ylipisto ei siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Re­kis­te­rin­pi­tä­jä­nä hen­ki­lö­tie­to­je­si käsittelystä vastaa

Työ- ja elinkeinoministeriö toimii rekisterinpitäjänä EURA 2021 -tietojärjestelmään tallennettujen henkilötietojen osalta.

Itä-Suomen yliopisto toimii rekisterinpitäjänä hankkeiden tilaisuuksiin osallistuneiden ilmoittautumistietojen osalta. 
Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio
Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Tietosuojavastaava Helena Eronen

Lue lisää siitä, miten suojaamme henkilötietosi.

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista. 

Miksi käsittelemme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Asiakasrekisteriä käytetään kulloinkin voimassaolevan tietosuojalainsäädännön ja muun lainsäädännön mukaisesti. Henkilötietojen käsittely perustuu tietosuojalainsäädännön ohella apteekkitoimintaa koskevaan yksityiskohtaiseen lainsäädäntöön

Re­kis­te­rin­pi­tä­jä­nä hen­ki­lö­tie­to­je­si käsittelystä vastaa:

Itä-Suomen yliopisto, apteekki

Puijonkatu 23

70100 KUOPIO

Puhelin 0294 45 6000

Rekisterinpitäjän edustaja

Apteekkari Jouko Savolainen

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt

Proviisori Antti Airaksinen, puh. 0294 456007, antti.airaksinen@uef.fi

Mitä hen­ki­lö­tie­to­ja käsittelemme?

1. Reseptiasiakkaat: Rekisterissä voidaan käsitellä kaikista rekisteröidyistä seuraavia tietoja:

• Etunimi, sukunimi
• Henkilötunnus
• Kaikki reseptille tallennettavat tiedot
• Osto- ja maksutapahtumat
• Sitoumustiedot, työpaikkakassatieto
• Kela-korvaustiedot, Kelan maksuosuus

2. Kanta-asiakkaat: Rekisterissä voidaan käsitellä kanta-asiakkuuden solmineista asiakkaista yllä lueteltujen lisäksi seuraavia tietoja:

• Asiakkaan yhteystiedot (osoite, Fax, Puhelinnumero, Matkapuhelinnumero, sähköpostiosoite)
• Asiakkaan asiakaspalvelun, lääkityksen ja terveydentilan kannalta olennaiset lisätiedot esim. sairaudet yms.
• Yhteisötiedot (linkitys perheenjäsenten välillä)
• Asiakkaan alennusetu ja asiakasryhmät
• PIN-koodi reseptipistepalvelua varten       
• Markkinointilupa

3. Tiliasiakkaat: Rekisterissä voidaan käsitellä laskutussopimuksen solmineista asiakkaista kohdassa 1 lueteltujen lisäksiSuoramaksu /e-lasku-tiedot

• Edunvalvojan tiedot
• Laskutusosoite (jos eri kuin postiosoite)
• Laskun viitteet ja laskutukseen liittyvät lisätiedot

e-lasku/Suoramaksusanoma (pankista apteekkiin) sisältää seuraavat tiedot.

• Nimi (etunimi ja sukunimi)
• Henkilötunnus (asiakkaan tunnistus)
• virtuaalinen IBAN-tilinumero

Laskujen välityspalveluun lähtevät tiedot:

• Asiakkaan Etunimi, Sukunimi
• Asiakkaan Edunvalvojan tiedot (jos laskulla määritelty)
• Asiakkaan osoitetiedot
• Asiakkaan ja apteekin e-lasku / verkkolaskuosoite
• Asiakkaalta laskutettavat ostokerrat tuotteineen sekä muut laskutettavat tuotteet (tuotteet on mahdollista piilottaa laskulta asiakaskohtaisesti, pelkkä lähete-rivi jää tässä tapauksessa laskulle)

4. Annosjakeluasiakkaat: Rekisterissä voidaan käsitellä Annosjakelu-asiakkuuden solmineista asiakkaista kohdassa 1 lueteltujen lisäksi seuraavia tietoja:

• Hoitokodin/asiakasryhmän nimi, johon asiakas on määritelty
• Annosjaeltavat lääkevalmisteet annosteluajankohtineen
• Muu annosjakeluasiakkaan lääkitys
• Annosjakeluun liittyvä mahdollinen lisäinformaatio

Kuinka pitkään säilytämme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

1. Apteekkiasiakkaat

Apteekkiasiakkaiden tiedot poistuvat aktiivirekisteristä 13 kuukauden jälkeen, jos asiakas ole asioinut tuona aikana apteekissa. (Nykyinen apteekin henkilötietojen säilytysaika apteekin aktiivirekisterissä on linjattu aikanaan tietosuojavaltuutetun toimesta (Dnro 793/41/97) vuodeksi ja yhdeksi kuukaudeksi ja on edelleen voimassa.) Reseptitietoja säilytetään arkistoituna rekisterissä lain velvoittaman säilytysajan.

2. Kanta-asiakkaat

Asiakkaan kanta-asiakkuuteen liittyviä henkilötietoja säilytetään sopimuksen voimassaoloajan/sopimuksen mukaisesti eli 25 kuukautta. Reseptiostoja säilytetään lisäksi lain velvoittaman ajan, vaikka kanta-asiakassopimus irtisanottaisiin.

3. Tiliasiakkaat

Asiakkaan tiliasiakkuuteen liittyviä henkilötietoja säilytetään apteekin asiakasrekisterissä sopimuksen voimassaoloajan/sopimuksen mukaisesti sekä vähintään lain velvoittaman ajan. Laskujen välityspalvelussa laskutusaineistoja säilytetään 3 kuukauden ajan laskutuksen jälkeen. Varmuuskopioilla tiedot säilyvät 12 kuukauden ajan.

4. Annosjakeluasiakkaat

Asiakkaan annosjakelu-asiakkuuteen liittyviä henkilötietoja säilytetään sopimuksen voimassaoloajan/sopimuksen mukaisesti. Reseptiostoja säilytetään lisäksi lain velvoittaman ajan, vaikka annosjakelusopimus irtisanottaisiin.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Apteekkiasiakkaiden tiedot saadaan reseptilääkkeiden osto- ja maksutapahtuman sekä toimituksen yhteydessä. Sopimusasiakkaisiin liittyviä lisätietoja kerätään asiakkaalta itseltään sopimuksen tekemisen yhteydessä sekä sopimussuhteen aikana.

Sään­nön­mu­kai­set siirrot ja luovutukset toiselle re­kis­te­rin­pi­tä­jäl­le

• Reseptikeskukseen apteekin sähköistämien reseptien tiedot
• Reseptikeskukseen tiedot toimitetuista resepteistä
• Kelalle tiedot sv-korvatuista ostoista
• Kelalle tiedot maksusitoumuksella toimitetuista ostoista
• Työpaikkakassoille tiedot laskutettavista ostoista
• Vakuutusyhtiöille tiedot laskutettavista ostoista

Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Tietoja ei luovuteta/siirretä EU-maiden ulkopuolelle.

Mitä tie­to­jär­jes­tel­miä käytämme tietojesi käsittelyssä?

Apteekkijärjestelmä MAXX. Lisäksi järjestelmästä on liitynnät seuraaviin ulkopuolisiin järjestelmiin:

1. Apteekkiasiakkaat

Apteekkisopimusjärjestelmä:

• Vieroitushoitosopimuksen piiriin kuulumisen tarkastaminen, jos reseptiostoissa on PKV-lääkkeitä (pääasiassa keskushermostoon vaikuttavia lääkkeitä) ja/tai huumeita.
• Suomen apteekkariliiton ylläpitämä tietojenvälityspalvelu, jossa apteekkariliitto toimii tietojen käsittelijänä.
• Tiedot sopimuksista saadaan palveluun asiakkaan hoitavalta lääkäriltä

Valtakunnallinen reseptikeskus:

• Kaikki reseptitiedot toimitetuista ja sähköistetyistä resepteistä
• Kansallinen Terveysarkisto toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä

Kelan palvelut:

• Kelan reaaliaikainen korvauskysely (asiakkaan Kela-korvaustietojen haku)
• Kelan reaaliaikainen tilityspalvelu (asiakkaan korvattujen lääkeostojen raportointi Kelaan)
• Sairausvakuutuslain mukaisten etuuksien maksua varten
• Kela toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä

Työpaikkakassat (Työpaikkalaskutuksen piirissä olevien asiakkaiden ostojen raportointi):

• Sairausvakuutuslain mukaisten etuuksien ja mahdollisten lisäetuuksien korvauskäsittely.
• Vakuutusyhtiöt (Vakuutusyhtiöiden korvaavien ostojen raportointi vakuutusyhtiölle)
• Riippuen asiakkaan vakuutussopimuksesta voidaan vakuutusyhtiön korvaavat ostot raportoida suoraan apteekista vakuutusyhtiöön.

2. Kanta-asiakkaat

Ei yhteyksiä muihin järjestelmiin

3. Tiliasiakkaat

elasku/suoramaksusopimustilauksiin liittyvä sähköinen sanomaliikenne (vastaanottoilmoitukset):

Apteekki vastaanottaa asiakkaan omassa pankkipalvelussaan lähettämän e-lasku/suoramaksu sopimuspyynnön. Tiedot noudetaan suoraan järjestelmään, jotta apteekilla on oikeus lähettää asiakkaalle elaskuja/suoramaksuja. Pyyntö noudetaan pankista apteekkiin suojattua pankkien käyttämää WebService-kanavaa pitkin.

Receptumin myyntilaskupalvelu:

Apteekki välittää laskut asiakkailleen Receptum Oy:n (y 1635372-4) laskutuspalvelua hyödyntäen.
Receptum Oy (ja sen alihankkija RopoCapital Oy) toimivat laskujen käsittelijöinä eikä heille muodostu omaa henkilörekisteriä. Apteekki toimittaa laskutettavat tiedot palveluun, jossa hoidetaan laskujen välittäminen edelleen apteekin asiakkaille. Laskut välitetään joko sähköisesti tai paperisena asiakkaan määrittelemän laskutustavan mukaisesti. 

4. Annosjakeluasiakkaat

Annosjakeluyksikköön (Pharmac) välitettävät henkilö/lääkitystiedot:

• Henkilötunnus
• Sukunimi ja etunimi
• Hoitokodin/asiakasryhmän nimi, johon asiakas on määritelty
• Annosjaeltavat lääkevalmisteet annosteluajankohtineen
• Annosjakeluvalmisteiden kirjallinen annostusohje sekä indikaatio siinä muodossa kuin ne on valmisteen reseptille kirjattu
• Mikäli tilaukselle tuleva valmiste on eri valmiste, esim. geneerisen vaihdon seurauksena, kuin reseptillä määrätty, välitetään myös alkuperäisen reseptillä määrätyn valmisteen tiedot.
• Muu lääkitys (Jos asiakkaalle on määritetty)
• Annosjakeluun liittyvä mahdollinen lisäinformaatio (Jos asiakkaalle on määritetty)

Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla on oikeus:

• tarkastaa itseäsi koskevat tiedot
• pyytää tietojesi oikaisemista
• vaatia tietojesi poistamista (ei koske lakisääteisiä tehtäviä)
• vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista
• vastustaa henkilötietojesi käsittelyä
• pyytää itse toimittamiesi henkilötietojen siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle
• peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Käyttääksesi oikeuksiasi voit toimittaa pyynnön yliopiston asiointipalvelun kautta, jos olet henkilökuntaa tai opiskelija. Linkki asiointipalveluun: http://asiointi.uef.fi tai yliopiston verkkosivuilta saatavalla lomakkeella tai olemalla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan Helena Eroseen.

Sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki
tietosuoja@om.fi

Neuvoja ja ohjeita 

Itä-Suomen yliopisto, apteekki

Puijonkatu 23

70100 KUOPIO

Apteekin tietosuojavastaava Antti Airaksinen, puh. 0294 456007, antti.airaksinen@uef.fi.

Lue lisää siitä, miten suojaamme henkilötietosi.

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista. 

Miksi käsittelemme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Henkilötietoja käytetään vireille tulevien asioiden rekisteröintiin, asioiden valmisteluun, asioiden ratkaisuun ja päätöksentekoon, asiakirjojen tiedoksiantoon ja toimittamiseen sekä asiakirjojen arkistointiin. Yliopiston asiarekisteri muodostuu Dynasty asianhallintajärjestelmästä ja arkistosta sekä muista operatiivisista asiankäsittelyjärjestelmistä, jotka on yksilöity Itä-Suomen yliopiston tiedonhallintamallissa.

Asianhallintajärjestelmä toimii myös asiakirjojen haku- ja hallintavälineenä. Henkilötietoja voidaan käyttää myös tutkimuksellisiin ja tilastollisiin tarkoituksiin.

Käytämmekö automaattista pää­tök­sen­te­koa tai profilointia?

Emme tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Miksi me saamme käsitellä hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen ja tarkemmat käsittelyperusteet ovat:

• Sopimuksen toimeenpano: sopimukset, joissa rekisteröity on toisena osapuolena
• Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen seuraavien kansallisten säädösten perusteella: 
  • Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999, Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003 §13, Arkistolaki 831/1994, Tiedonhallintalaki 906/2019, Yliopistolaki 558/2009 ja Hallintolaki 434/2003
• Yleistä etua koskeva tehtävä/julkisen vallan käyttö, tarkemmin:​​​​​​
  • Yleisen edun mukainen viranomaistehtävä 
  • Tieteellinen tai historiallinen tutkimus tai tilastointi 
  • Tutkimusaineistojen ja kulttuuriperintöaineistojen arkistointi
• Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen: rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen merkittävä suhde

Mitä hen­ki­lö­tie­to­ja käsittelemme?

• nimi, nimike, yhteystiedot, henkilötunnus, opiskelijanumero, pankkiyhteystiedot
• asian käsittelyn yhteydessä esille tulleet muut henkilötiedot

Kuinka pitkään säilytämme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Asiarekiserin tietoaineistojen säilytysajat vaihtelevat 0 vuodesta pysyvään säilyttämiseen niille määriteltyjen asiakirjakohtaisten säilytystarpeiden mukaisesti. Tarkemmat säilytysajat on määritelty arkistonmuodostussuunnitelmassa, joka sisältyy yliopiston tiedonohjaussuunnitelmaan ja tiedonhallintamalliin.

Diaarimerkinnät säilytetään pysyvästi Arkistolaitoksen päätöksellä AL 16465/07.01.01.03.02/2016, joka perustuu Arkistolakiin 831/1994.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Henkilötiedot saadaan asian käsittelyn yhteydessä joko henkilöltä itseltään tai yliopiston tietojärjestelmistä. 

Tässä kerrotaan lähteet mistä henkilötiedot saadaan: jostain tiedonsiirtona, rekisteröidyltä itseltään, olemassa olevasta rekisteristä jne. Lisäksi kerrotaan onko rekisteröidyllä velvollisuus toimittaa tarvittavat henkilötiedot sekä seuraus siitä, jos rekisteröity ei niitä toimita.

Jos rekisteröity antaa henkilötietonsa käsittelyä varten, niin henkilötietojen antamisen peruste on:

• rekisterinpitäjän lakisääteinen tehtävä
• rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen sopimus

Hen­ki­lö­tie­to­jen siirrot

Asiarekisteristä ei suoriteta säännönmukaisia siirtoja. Yliopistolla on palvelusopimukset järjestelmäntoimittajien kanssa. Sopimukset sisältävät myös tietosuojasopimukset ja järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja yliopiston lukuun.

Siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja perusteet siirroille

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. 

Re­kis­te­rin­pi­tä­jä­nä hen­ki­lö­tie­to­je­si käsittelystä vastaa

Itä-Suomen yliopisto
Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio
Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Tietosuojavastaava Helena Eronen

Lue lisää siitä, miten suojaamme henkilötietosi.

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista. 

Miksi käsittelemme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Avainhallinta ja kulunvalvonta: Rekistereitä käytetään avainten luovuttamisen, palauttamisen, lisätilausten ja uudelleensarjoitusten seurantaan. Lisäksi rekistereitä käytetään mahdollisuuksien mukaan rekisterinpitäjän omistamilla kiinteistöillä tapahtuneiden rikosten, ilkivallan sekä muiden väärinkäytösten selvittämiseen. Kulunvalvonta ja kulkuoikeuksien antaminen henkilölle yliopiston tiloihin. Kulunvalvonnan tarkoituksena on sallia henkilön pääsy vain niihin tiloihin joihin hänellä on oikeus ja tarve päästä, sekä kulunvalvonnannan pääsyoikeuksilla ja tilojen lukituksien avulla voidaan ennaltaehkäistä rikoksia ja auttaa mahdollisesti tapahtuneiden rikosten selvittämisessä. Sen lisäksi valvonnan tarkoituksena on varmistaa ja lisätä yliopiston henkilökunnan ja opiskelijoiden turvallisuutta, sekä suojata omaisuutta.

Kiinteistöhuolto: Yliopiston hallinnassa olevien kiinteistöjen ja tilojen terveellisyyden ja turvallisuuden varmistaminen. Yhdyshenkilöihin otetaan välittömästi yhteyttä kiinteistössä tapahtuvien yllättävien vahinkojen sattuessa. Näitä ovat mm. veden, sähkön, lämmön, ilmanvaihdon tmv jakelussa tai toiminnassa ilmenevä äkillinen häiriö.  

Käytämmekö automaattista pää­tök­sen­te­koa tai profilointia?

Emme tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Miksi me saamme käsitellä hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen ja tarkempi käsittelyperuste on

Avainhallinta: sopimuksen täytäntöönpano (avaimen tilaussopimus)

Kiinteistöhuolto ja kulunvalvonta: rekisterinpitäjän oikeutettu etu (turvallisuus, rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn merkittävä suhde)

Mitä hen­ki­lö­tie­to­ja käsittelemme ja kuinka pitkään säilytämme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Avainhallinta ja kulunvalvonta: Avain/kulkutunnistehakemus: Nimi, syntymäaika, opiskelijanumero, sähköpostiosoite, kotiosoite, puh. numero, laitos/yksikkö (Avainhallinnan järjestelmään tallennetaan nimi, avaimen/kulkutunnisteen nro, sähköpostiosoite, laitos/yksikkö?). Miten pitkä aikaa? Niin kauan kuin tiedot poistetaan ko. järjestelmästä manuaalisesti avainhallinnan toimenpitein. 3 vuotta avaimen luovuttamisen jälkeen tiedot hävitetään. Kulunvalvonnan tiedot (mistä ovesta kulkenut) säilyvät tietojärjestelmässä 3 v. 

Kiinteistöhuolto: Käsiteltävä tieto on rakennuksessa toimivan henkilön julkinen puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Tietoa säilytetään niin kauan kuin henkilö toimii yhdyshenkilönä.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Avainhallinta: Rekisteröity antaa omat tietonsa (Sähköinen avainhakemus, jonka täyttää yksikön avainvastaava) Rekisteröidyltä itseltään laitoksen avainvastaavan kautta.

Kiinteistöhuolto: Yhteyshenkilöltä itseltään tai hänen esihenkilöltään.

Kulunvalvonta: Kulunvalvonta järjestelmään tallentuneiden kulkutietojen kautta kulkutunnisteen avulla. 

Hen­ki­lö­tie­to­jen siirrot

Avainhallinta ja kulunvalvonta: Tietoja siirretään sisäisesti laitosten nimetyille avainvastaaville tarkastettavaksi henkilöiden avaimia ja kulkuoikeuksien jatkoja /päättymisiä koskien. Henkilöiden kulkuoikeudet tiettyihin tiloihin sekä kulut tietyllä aikavälillä liittyen esim. auditointiin/akkreditointiin ko. tiloista vastaavan pyynnöstä.

Yliopistolla on tietojenkäsittelysopimus järjestelmätoimittajien kanssa. Sopimukset sisältävät myös tietosuojasopimukset. 

Kiinteistöhuolto: Tietoa siirretään kiinteistöhuoltoyritykselle ja kiinteistönomistajalle. Henkilötietojen käsittelijöiden kanssa on tehty tietosuojasopimukset. 

Siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja perusteet siirroille

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. 

Re­kis­te­rin­pi­tä­jä­nä hen­ki­lö­tie­to­je­si käsittelystä vastaa

Itä-Suomen yliopisto
Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio
Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Tietosuojavastaava Helena Eronen

Lue lisää siitä, miten suojaamme henkilötietosi.

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista. 

Miksi käsittelemme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavissa tehtävissä:

• Palkan- ja palkkionmaksatus ja palkkalaskentatietojen vastaanottaminen ja välittäminen eri sidosryhmille. Henkilöstö-, palkka- ja palvelussuhdeasioiden suunnittelu, hoito, seuranta ja tilastointi sekä työnantajan lakisääteisten ja vapaaehtoisten tehtävien hoitaminen.
• Työskentelymuotojen ja -tapojen sekä tukipalvelujen kehittäminen
• Henkilöstön työajanseuranta sekä työajan kohdentaminen (projektien palkkakustannusten jakamiseen).
• Yliopistojen palkkausjärjestelmän (YPJ) mukaisen arviointiprosessin hoito
  • Tehtävän vaativuuden arviointiprosessi
  • Henkilökohtaisen suoriutuvuuden arviointiprosessi
• Henkilöstön työhyvinvointi: Työnhyvinvointikyselyt ja raportit
• Kertaluonteiset työsuhteen hoitamiseen liittyvät kyselyt tai mielipidekyselyt 
• Henkilökunnan muistaminen
• Henkilöstövaihto

Käytämmekö automaattista pää­tök­sen­te­koa tai profilointia?

Emme tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Miksi me saamme käsitellä hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Tarkemmat käsittelyperusteet ovat:

1. Sellaisen sopimuksen toimeenpano, jossa rekisteröity on toisena osapuolena (työsopimus)
2. Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen. Säädökset: Yliopistolaki (558/2009), Työsopimuslaki (55/2001)
3. Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminenmikä oikeutettu etu on kyseessä: rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen merkittävä suhde (työsuhde)

Re­kis­te­rin­pi­tä­jä­nä hen­ki­lö­tie­to­je­si käsittelystä vastaa:

Itä-Suomen yliopisto

Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu

Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio

Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Rekisterinpitäjän edustaja

Hallintojohtaja Tuomo Meriläinen

Henkilöstö- ja hyvinvointijohtaja Ulla Hurskainen

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt

Henkilöstöpäällikkö Jenni Varis

Henkilöstöasiantuntija Minna Kuosmanen

Mitä hen­ki­lö­tie­to­ja käsittelemme?

Henkilöstö- ja palvelussuhdeasioiden hoidon yhteydessä tallennetaan seuraavat tiedot yliopistoon  palvelussuhteessa olevista henkilöistä (palkansaajat, palkkionsaajat, luottamushenkilöt ja  apurahansaajat):

• Henkilön perustiedot (mm. nimi, syntymäaika, henkilötunnus, yhteystiedot)
• Kehityskeskustelujen tiedot
• Varhaisen tuen muistiot
• Maksatukseen liittyvät tiedot (mm. tilinumero, palkkaustekijät, ammattiliiton jäsenyys)
• Palkkojen ja palkkioiden maksatustiedot
• Palvelussuhteen tiedot
• Tiedot koulutuksista
• Työajan kohdennustiedot
• Työajan seurantatiedot
• Työsuojelun edellyttämät tiedot
• Työhyvinvointikyselyissä: työyksikkö pakollisena tietona, sukupuoli, kampus, ikähaarukka, työkokemusvuodet, rooli, työsuhde (määräaikainen/vakinainen)
• Työskentelymuotojen ja -tapojen kehittämiseen liittyvät kyselyissä voi vapaaehtoisesti antaa yhteystietonsa, muutoin kyselyihin vastataan nimettömästi
• Yliopistojen palkkausjärjestelmän mukaisen arviointiprosessin tiedot: palkkausjärjestelmän mukaiset tehtävän kuvaukset ja arviointitietoineen, henkilökohtaisen suoriutumisen arviointitiedot
• Erilaisissa työtehtävien hoitoon liittyvissä kyselyissä, kuten esim. professoriesitelmään liittyvä kysely, voidaan käsitellä nimi ja yksikkötietoja. Mielipidekyselyissä ei lähtökohtaisesti käsitellä suoria henkilötunnisteita, mutta epäsuoria tunnisteita voidaan kysyä (esim. ikäryhmä, sukupuoli, kampuskaupunki, työyksikkö) 

Kuinka pitkään säilytämme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Tietojen säilytysajat määräytyvät yliopiston arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti seuraavasti:

• Säilytetään pysyvästi: Henkilökuntaluettelo
• Säilytetään pysyvästi/10 vuotta:  Etä- ja työsopimukset
• Voimassaoloaika + 10 vuotta: Sivutoimilupiin liittyvät asiakirjat
• Voimassaoloaika tai palvelun hoitamiseksi tarvittava aika:
  • Vuosilomaan oikeuttavan palvelusajan hakemukset, voimassaoloaika
  • AY-jäsenmaksujen valtakirjat, voimassaoloaika
  • Kulunvalvonta-/työajanseurantaraportit, voimassaoloaika
  • Henkilöstökoulutustiedot, voimassaoloaika
  • Erilaiset kyselyt 

Määräytyy asiakirjan voimassaoloon

• 50 vuotta:
  • Palkan, palkkioiden ja palkanlisien maksuun liittyvät asiakaskirjat
  • Päätös/todistus palvelussuhteen päättymisestä
• 13 vuotta: Työajan kohdentamisraportit
• 10 vuotta:
  • AY -jäsenmaksujen tilitykset
  • Kehityskeskustelujen muistiot
  • Toimenkuvat
  • Työsuunnitelmat
  • Työtehtävän vaativuuden arviointi –lomakkeet ja päätökset
  • Työtehtävistä suoriutumisen arviointi –lomakkeet ja päätökset
  • Työhyvinvointikyselyt ja –raportit
  • Työtodistukset liitteineen
• 5 vuotta:
  • Lomarahan vaihtosopimus
  • Säästövapaasopimus
  • Vuosiloman vahvistamiseen liittyvät asiakirjat
• 2 vuotta:
  • Lääkärinlausunnot (A-todistukset)
  • Luettelot henkilöstökoulutukseen osallistuneista
  • Poissaoloilmoitukset
  • Vuosiloma-, säästövapaa- ja lomarahavapaailmoitukset
• Työmuotojen kehittämiseen ja työtehtävien hoitoon liittyvät kertaluonteiset kyselyt: vastauksia säilytetään enintään yksi vuosi. 

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan seuraavasti:

Henkilöltä itseltään: henkilötiedot (lomakkeella), palkkionmaksutiedot (lomakkeella), työajanseuranta  (Timecon- tai Promid-järjestelmään), työajankohdennus (SoleTM-kohdennusjärjestelmään), koulutustiedot (lomakkeella), kehityskeskustelutiedot, työhyvinvointikyselyn taustatiedot

Yksikön henkilöstöasioita hoitavalta henkilöltä: esitys työsopimussuhteeseen ottamisesta (lomake), henkilön lähiesimiestiedot

Henkilö itse, henkilön lähiesimies, yksikön johtaja, laitoksen johtaja, tarvittaessa ylempi esimies (dekaani), YPJ -arviointiryhmä ja työnantajan edustaja (rehtori, henkilöstöjohtaja, hallintojohtaja): tiedot tehtävän vaativuuden ja henkilökohtaisen suoriutumisen arviointiin

Verottajalta: veroprosenttiin liittyvät tiedot (sähköinen siirto)

Väestörekisteristä: henkilön nimitietojen päivityksiä (sähköinen siirto)

Rekisteröidyn tulee toimittaa palvelussuhteen hoitoa varten tarvittavat henkilötiedot. Jos rekisteröity ei  toimita tarvittavia tietoja palvelussuhdetta ei voida todentaa ja palkanmaksu estyy.

Jos rekisteröity antaa henkilötietonsa käsittelyä varten, niin henkilötietojen antamisen perusteina ovat sekä rekisterinpitäjän lakisääteinen tehtävä että rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen sopimus.

Sään­nön­mu­kai­set siirrot ja luovutukset

Henkilötietoja siirretään henkilöstöhallinnon Mepco -järjestelmästä seuraaviin Itä-Suomen yliopiston sisäisiin palveluihin:

Abloy KeyControl, henkilöt

Dynamics 365 -yhteystietojen ylläpito, henkilöt + palvelussuhteet

Dynasty - sähköinen arkistointi

Eazy -työhyvinvointikysely

ElisaRing -puhelinluettelo, henkilöt

IDM -käyttäjähallinta, henkilöt

Kemikaalikortisto, henkilöt

Miilu -tietovarasto, henkilöt + palvelussuhteet + poissaolot

Peppi -opintotietojärjestelmä, opettajat

RaHa -hankehallinta, henkilöt

SAP - järjestelmäkokonaisuus: Cats (työaikasuunnitelmat, työajan kohdennus), MARTTI (taloushallinto) ja Travel (matkustuksen hallintajärjestelmä), henkilöt + palvelussuhteet

SoleCRIS- tutkimushallinnon järjestelmä, henkilöt + palvelussuhteet

SoleTM -työajan kohdentamisjärjestelmä, henkilöt + palvelussuhteet

Sähköinen asiointipalvelu, henkilöt

Vakka-vaalijärjestelmä, henkilöt

Varbi -rekrytointijärjestelmä (organisaatiokäyttäjien käyttöoikeus)

UEF Connect, henkilöt

UEF Sign - sähköinen allekirjoitus

Talous- ja henkilöstöhallinnon palveluskeskus Certia Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä yliopiston lukuun palkan- ja palkkioidenlaskennassa. Yliopistolla on Certia Oy:n kanssa palvelusopimus, joka sisältää myös henkilötietojen käsittelysopimuksen. Erilaisia kyselyitä toteutetaan Webropol -sovelluksen avulla, jolloin Webropol Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä ja sen kanssa on tehty erillinen henkilötietojen käsittelysopimus. Henkilötietojen käsittelijöinä voidaan lisäksi käyttää kertaluonteisissa hankinnoissa tai projekteissa esim. henkilökunnan muistamisissa myös muita palveluntuottajia, joiden kanssa tehdään tapauskohtaisesti erillinen hankinta- tai palvelusopimus sisältäen henkilötietojen käsittelysopimuksen.

Henkilötietoja luovutetaan seuraavasti: lakisääteiset luovutukset verohallinnon tulorekisteriin, ilmoitukset eläkevakuutusyhtiöille, ay-jäsenmaksujen ilmoitus ammattiyhdistyksille, tilastotiedot  ministeriölle, muut lakisääteiset luovutukset, palkanmaksutiedot pankeille ja kirjanpitoon sekä tietojen siirto henkilöiden etuuksien hoitamiseksi työterveyshuoltoon ja TE-toimistoon. Lisäksi tietoja luovutetaan Sivistalle työehtosopimuneuvotteluja ja edunvalvontaa varten sekä EK:lle siirrettäväksi Tilastokeskukselle (EK toimii henkilötietojen käsittelijänä). 

Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Lähtökohtaisesti henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Kansainvälisssä henkilöstövaihdoissa kuitenkin tietoja voidaan siirtää EU:n ulkopuolisiin maihin. Siirrot tehdään aina noudattaen tietosuoja-asetuksen edellyttämiä suojatoimia.

Lue lisää siitä, miten suojaamme henkilötietosi.

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista. 

Miksi käsittelemme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Henkilötietoja käsitellään ilmoittajansuojelukanavan kautta ilmoitettujen asioiden selvittämiseen ja käsittelyyn.

Ilmoittajansuojelu- eli Whistleblowing -kanavan kautta kertyneitä henkilötietoja käsitellään siinä laajuudessa kuin on tarpeen palautekanavan kautta ilmoitetun asian asianmukaisen ja riittävän käsittelyn osalta.

Käytämmekö automaattista pää­tök­sen­te­koa tai profilointia?

Emme tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Miksi me saamme käsitellä hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Ilmoittajansuojelukanavan käytössä henkilötietojen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta 2019/1937, 23.10.2019, EUVL L 305/34, 26.11.2019 ja Laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta, 1171/2022).

Ilmoittajansuojelukanavassa saatetaan käsitellä myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja ja niiden käsittelyn erityisperuste on tärkeä yleinen etu ilmoituskanavia koskevan lainsäädännön nojalla.

Mitä hen­ki­lö­tie­to­ja käsittelemme?

Rekisteriin voidaan merkitä rekisteröidyn: - Ilmoittajan nimi ja yhteystiedot (mikäli ilmoittaja on ne antanut) - Ilmoituksen kohdetta/kohteita koskevat yksilöintitiedot (siinä laajuudessa kuin ne on annettu) - ilmoituksesta esiin tulleet tiedot epäillystä ilmoituksen kohdehenkilöstä/-henkilöistä ja tämän lain- tai eettisten periaatteiden vastaisesta toiminnasta - Asian sisäisessä tutkinnassa saadut tiedot ilmoituksen kohdehenkilön menettelyyn ja sen lainmukaisuuden/toimintaperiaatteiden mukaisuuden arviointiin liittyen.

Kuinka pitkään säilytämme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Säilytämme tietojasi niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja jossa tarkoituksessa niitä käsitellään, tai niin kauan kuin laki ja säännökset edellyttävät.

Ilmoituskanavien kautta tulevat tiedot poistetaan viiden vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta, jollei tietojen säilyttäminen ole välttämätöntä lainsäädännössä säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Henkilötiedot, joilla ei ole merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta, poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Ilmoittajalta saadaan Whistleblowing -kanavan kautta tullut ilmoitus ja mahdollisesti lisäselvityksen kautta saadut lisätiedot. Asian sisäisessä tutkinnassa vastaanotettu ja/tai raportoitu muu materiaali saadaan asian käsittelyyn osallistuvilta vastuuhenkilöiltä. 

Hen­ki­lö­tie­to­jen siirrot

Tietoja käsitellään rajatun käsittelijäjoukon sisällä Itä-Suomen yliopistossa. Tietoja ei luovuteta yliopiston ulkopuolelle ilman lainmukaista perustetta (esimerkiksi asian käsittelyn edellyttäessä yhteydenottoa viranomaistahoon, kuten poliisiin).

Siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja perusteet siirroille

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. 

Re­kis­te­rin­pi­tä­jä­nä hen­ki­lö­tie­to­je­si käsittelystä vastaa

Itä-Suomen yliopisto
Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio
Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Tietosuojavastaava Helena Eronen

Lue lisää siitä, miten suojaamme henkilötietosi.

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista. 

Miksi käsittelemme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Videovalvontajärjestelmän käyttö on tarpeen Itä-Suomen yliopiston hallintaa ja toimintaa varten:

• työntekijöiden ja/tai muiden työantajan tiloissa olevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistaminen
• omaisuuden suojaaminen
• tuotantoprosessien asianmukaisen toiminnan valvominen (esim. sähköisen tenttimisen videovalvonta)
• sekä edellä mainittuja vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäiseminen tai selvittäminen.

Käytämmekö automaattista pää­tök­sen­te­koa tai profilointia?

Emme tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Miksi me saamme käsitellä hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen ja tarkemmat käsittelyperusteet ovat rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen seuraavien kansallisten normien perusteella: yliopistolain (24.7.2009 / 558) 41 a§:n mukainen velvollisuus tarjota opiskelijoille turvallinen opiskeluympäristö sekä työturvallisuuslain (23.8.2002 / 738) mukainen velvoite tarjota työntekijöille turvallinen työympäristö sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu (rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn merkittävä suhde).

Mitä hen­ki­lö­tie­to­ja käsittelemme?

Videokuvatallenne, josta rekisteröity on tunnistettavissa.

Kuinka pitkään säilytämme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Videotallenne säilyy n. 30 vrk eli uusi tieto tallennetaan palvelimelle vanhan tiedon päälle. Tallenteesta voidaan ottaa käyttötarkoitusta varten otos, jota voidaan säilyttää enintään vuosi tai niin kauan, kunnes selvitettäväksi tullut asia on loppuunsaatettu / viranomaisille siirretyn aineiston säilytysaika määräytyy kyseisen viranomaisen tietosuojaperiaatteiden mukaan

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Henkilötiedot ovat peräisin Itä-Suomen yliopiston tiloihin ja niiden välittömään läheisyyteen sijoitettujen valvontakameroiden tallentamasta digitaalisesta kuvamateriaalista.

Hen­ki­lö­tie­to­jen siirrot

Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta yliopiston ulkopuolelle. Tietoja voidaan siirtää yliopiston sisäisiin palveluihin tuotantoprosessien asianmukaisen toiminnan valvomiseksi. 

Järjestelmän tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille esimerkiksi rikostutkintaa varten.

Siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja perusteet siirroille

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. 

Re­kis­te­rin­pi­tä­jä­nä hen­ki­lö­tie­to­je­si käsittelystä vastaa

Itä-Suomen yliopisto
Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio
Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Tietosuojavastaava Helena Eronen

Lue lisää siitä, miten suojaamme henkilötietosi.

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista. 

Miksi käsittelemme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavissa tehtävissä:

Itä-Suomen yliopiston kirjaston kirjastojärjestelmän asiakasrekisterin tietoja käytetään asiakastietojen hallinnoimiseen. Kirjasto käyttää asiakasrekisterin tietoja lainauksen- ja lainausoikeuden valvontaan, yhteydenpitoon asiakkaan kanssa ja tilastointiin. Tilastointi ei sisällä henkilötason tietoja.

Kirjaston asiakaspalvelun e-lomakkeilta tulevien tietojen pohjalta toteutetaan asiakkaiden palvelupyyntöjä ja toimeksiantoja. Esimerkiksi asiakkaaksi rekisteröitymislomake, hankintaehdotus, kaukopalvelupyyntö, ohjausajan varaaminen ja palaute kirjastolle.

Kaukopalvelun tilaustenhallintaohjelmia käytetään kaukopalvelun asiakassuhteen hoitamiseksi. Ohjelmien avulla siirretään tietoja Itä-Suomen yliopiston taloushallinnon palveluille laskutusta varten.

Asiakasmikrojen käyttötietokannasta tulostetaan yleisen käyttäjätunnuksen päivittäin vaihtuva salasana. Ohjelma vaatii henkilön nimen tai kirjastokortin viivakoodin.  

Kirjastolla on asiakkaiden käytössä myös lokeroiden varausohjelma Loksu sekä yölainojen varausohjelma.

Kausijulkaisujen ja elektronisen aineiston tilausten hallintaohjelmat eivät sisällä varsinaisia henkilötason tietoja, satunnaisesti sinne tallennetaan aineiston välittäjän kontaktihenkilön yhteystiedot.

Julkaisutoimintaa tukevissa järjestelmissä käytetään henkilötietoja yhteydenpitoon asiakkaiden kanssa sekä metatietojen tuottamiseen.

Kirjasto toteuttaa johdon ja opetusministeriön tiedonkeruita CRIS-järjestelmän avulla. Kirjasto lisää, poistaa, tarkentaa ja julkaisee tietoja yliopiston nimissä tehdystä julkaisuista. Kirjasto jakaa CRIS-järjestelmän tietoja myös kansallisissa opetus- ja kulttuuriministeriön portaaleissa.

Käytämmekö automaattista pää­tök­sen­te­koa tai profilointia?

Emme tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Miksi saamme käsitellä hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Tarkemmat käsittelyperusteet ovat:

1. Sopimuksen täytäntöönpano (jossa rekisteröity on osapuolena)

sopimus: Asiakas tekee kirjaston kanssa sopimuksen ottaessaan kirjastokortin. Sopimusta vastaan asiakas saa kirjaston aineistoon määräaikaisen käyttöoikeuden.

2. Yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen

Mitä hen­ki­lö­tie­to­ja käsittelemme?

Kirjastojärjestelmän asiakasrekisterissä on tiedot voimassa olevista lainoista, varatusta aineistosta, lainaustoiminnan maksuista sekä tiedot erääntyneiden ja palauttamatta jätettyjen lainojen vuoksi asiakkaaseen kohdistetuista toimenpiteistä.

Asiakastietoja ovat:

• asiakkaan henkilö- ja yhteystiedot (nimi ja osoitetiedot, puhelinnumerot ja sähköpostiosoite)
• asiakkaan tunnistetiedot (asiakastunnus, asiakasryhmä, tilastotyyppi ja henkilötunnus)
• tilastolaskurit sekä asiakastietojen viimeinen päivityspäivämäärä

Kuinka pitkään säilytämme henkilötietoja? 

Tietojen säilytysajat:

Asiakastietoja poistetaan rekisteristä vuosittain. Asiakastietolomaketta (asiakkaan sitoumusta kirjaston sääntöjen noudattamiseen) säilytetään vastaavan ajan kuin henkilön asiakkuus on voimassa.  

Asiakaskirjeenvaihtoon liittyviä sähköposteja säilytetään 10 vuotta.

Kaukopalvelun tilaustenhallintaohjelmissa kuluva vuosi on aktiivinen, arkisto tyhjennetään viiden vuoden välein.

Asiakasmikrojen käyttötietokannassa vanhentuneet tiedot poistetaan käynnistyksen yhteydessä. Oletusaika on 120 päivää. Vanhentuneista tiedoista korvataan asiakkaan nimi/viivakoodi POISTETTU-tekstillä.

Lokeroiden Loksu-varausohjelmasta tiedot poistuvat, kun asiakas palauttaa lokeron avaimen.
Yölainavarausohjelmassa tiedot säilyvät 7 päivää.

Julkaisujärjestelmien tietoja säilytetään palvelussa palvelun koko voimassaoloajan.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan? 

Henkilötietojen lähteinä ovat:

• asiakkaan täyttämä asiakastietolomake
• Itä-Suomen yliopiston opiskelijarekisteri
• julkiset osoite- ja puhelinnumeropalvelut, Väestörekisterikeskus ja maistraatti
• lainaustoiminnassa tietokantaan tallentuvat tiedot
• Itä-Suomen yliopiston henkilökuntarekisteri 
• Itä-Suomen yliopiston tunnistautumisjärjestelmä luovuttaa asiakkaan henkilötunnuksen kirjastojärjestelmälle asiakkaan kirjautuessa omiin asiakastietoihinsa. Henkilötunnus luovutetaan vain käyttäjän suostumuksella. Kirjastojärjestelmä käyttää henkilötunnusta asiakkaan identifioimiseen.
• kansalliset ja kansainväliset kustantajien julkaisutietokannat ja järjestelmät

Rekisteröity asiakas on itse vastuussa yhteystietojensa ajantasaisuudesta. Henkilötietojen antamisen perusteena on rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen sopimus.  Rekisteröidyn on annettava henkilötietonsa. Jos henkilö ei anna tarvittavia tietoja, häntä ei voida rekisteröidä kirjaston asiakasrekisteriin eikä hänelle voi myöntää painetun aineiston lainausoikeutta.

Perintätapauksissa asiakkaan osoitetiedot voidaan tarkistaa Itä-Suomen yliopiston opiskelijarekisteristä, Väestörekisterikeskuksesta ja maistraatista.

Sään­nön­mu­kai­set siirrot ja luovutukset

Kirjastojärjestelmän ja kaukopalvelun tilaustenhallintaohjelmien asiakasrekisterin tietoja siirretään tarvittaessa Itä-Suomen yliopiston taloushallinnon palveluille laskutuksen ja perinnän suorittamista varten. Tilastotietoja luovutetaan kansalliseen yhteistilastoon (ei sisällä henkilötason tietoja). Henkilö-ja osoitetietoja ei luovuteta muuhun ulkopuoliseen käyttöön. Julkaisujärjestelmistä siirretään tietoja Opetus-ja kulttuuriministeriöön raportointia varten. Metadataa siirretään kansainvälisiin julkaisutietokantoihin. Julkaisutiedot ovat avoimesti luettavissa www-selaimella. Tiedot ovat julkisia ja kaikille käyttäjille näkyviä. 

Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Re­kis­te­rin­pi­tä­jä­nä hen­ki­lö­tie­to­je­si käsittelystä vastaa

Itä-Suomen yliopisto
Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio
Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Tietosuojavastaava Helena Eronen

Lue lisää siitä, miten suojaamme henkilötietosi.

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista. 

Miksi käsittelemme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on kansainvälisten pakotteiden ja vientirajoituksen sekä rahoitusehtojen noudattaminen.

Käytämmekö automaattista pää­tök­sen­te­koa tai profilointia?

Emme tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Miksi me saamme käsitellä hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen. Tarkemmat säädökset ovat: 

1. Euroopan unionin asetus kaksikäyttötuotteiden vientiä, siirtoa, välitystä ja kauttakulkua koskevan yhteisön valvontajärjestelmän perustamisesta, (EY) N:o 428/200
2. Laki eräiden Suomelle Yhdistyneiden kansakuntien ja Euroopan unionin jäsenenä kuuluvien velvoitusten täyttämisestä (659/1967) eli niin sanottu pakotelaki

Mitä hen­ki­lö­tie­to­ja käsittelemme?

Etunimi, sukunimi, asema, sähköpostiosoite, puhelinnumero, oikeusasema (luonnollinen henkilö/oikeushenkilö), virallinen osoite ja luonnollisen henkilön kansalaisuus

Kuinka pitkään säilytämme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Henkilötietojen säilytysaika on 17 vuotta.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, hänen edustamaltaan organisaatiolta tai Asiakastieto Oy:n rekisteristä. Rekisteröidyllä on velvollisuus toimittaa tarvittavat henkilötiedot. Henkilötietojen toimittamatta jättäminen johtaa yhteistyön raukeamiseen. 

Henkilötietojen antamisen peruste on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite.

Hen­ki­lö­tie­to­jen siirrot

Henkilötietoja voidaan siirtää tarvittaessa yliopiston sisällä sellaisille henkilöille, joiden työtehtävissä kyseisiä tietoja tarvtaan sekä yliopiston ulkopuolelle tarvittaessa rahoittajille, tilintarkastajille, neuvonantajille, yhteistyökumppaneille ja viranomaisille. 

Siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja perusteet siirroille

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. 

Re­kis­te­rin­pi­tä­jä­nä hen­ki­lö­tie­to­je­si käsittelystä vastaa

Itä-Suomen yliopisto
Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio
Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Tietosuojavastaava Helena Eronen

Lue lisää siitä, miten suojaamme henkilötietosi.

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista. 

Miksi käsittelemme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavissa tehtävissä: yliopiston keskitettyjen IT-palvelujen käyttäjätunnusten ja käyttövaltuuksien hallinnointi, asiakaspalvelu, seuranta ja tilastointi.

Käytämmekö automaattista pää­tök­sen­te­koa tai profilointia?

Emme tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Miksi saamme käsitellä hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Tarkempi käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu: rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen asianmukainen suhde.

Mitä hen­ki­lö­tie­to­ja käsittelemme?

Käsiteltävät henkilötietoryhmät ovat yliopiston henkilökunta, opiskelijat sekä yliopiston muihin sidosryhmiin kuuluvat yliopiston IT-palveluja käyttävät henkilöt.

Käsiteltävät tiedot sisältävät seuraavia tietoja rekisteröidyistä:

• Henkilön nimi, käyttäjätunnus, sähköpostiosoite, muut sähköpostiosoitteet (sähköpostialiakset
• Suomalainen henkilötunnus tai sen puuttuessa syntymäaika
• Yhteystiedot: kotiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• Henkilöstöön kuuluvilla: henkilökuntanumero, nimike, tiedekunta, laitos, lähijohtaja, työpuhelinnumero, puhelinnumero, työhuoneen sijainti
• Opiskelijoiden osalta: opiskelijanumero, opinto-oikeudet (tavoitetutkinto, koulutusohjelma)
• Käyttöoikeuden perustana olleet työ- ja opiskelusuhteet: nykyiset ja päättyneet sopimukset ja järjestelmien käyttöoikeudet sekä niiden voimassaoloajat
• Henkilön roolitietoja: henkilökuntaa/opiskelija/muu
• Tieto siitä onko henkilö tunnistettu vahvasti ja onko hän hyväksynyt käyttöehdot
• Lisäksi joissakin rekisteriä käyttävissä järjestelmissä käyttäjä voi itse ylläpitää joitakin tietojaan (esim. yhteys-, osaamis- ja koulutustietoja)

Kuinka pitkään säilytämme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Tietojen säilytysajat määräytyvät yliopiston arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti:

• Paperimuotoisia käyttäjätunnushakemuksia säilytetään tunnuksen voimassaoloaika + kaksi vuotta
• Käyttäjätunnukseen liittyviä tietoja säilytetään tunnuksen voimassaoloaika + kaksi vuotta.
• Käyttäjätunnuksen tiedot poistetaan kahden vuoden kuluttua käyttäjätunnuksen sulkeutumisesta. Kuitenkin käyttäjätunnus ja sähköpostiosoite arkistoidaan. Käyttäjätunnus pidetään varattuna pysyvästi ja sähköpostiosoite viisi vuotta, millä estetään saman käyttäjätunnuksen ja sähköpostiosoitteen antaminen toiselle henkilölle.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan seuraavasti:

Käyttövaltuustietojen pääasiallisina tietolähteinä ovat Itä-Suomen yliopiston henkilötietojärjestelmästä (Mepco) ja opiskelijatietojärjestelmästä (Peppi) siirretyt tiedot, osin suoraan käyttöoikeusjärjestelmään syötetyt tiedot sekä joidenkin tietojen osalta käyttäjän itse kirjaamat/luovuttamat tiedot.

Jos käyttövaltuuksien hallinnan kannalta tarpeellisia henkilötietoja ei saada muista järjestelmistä, rekisteröidyn tulee toimittaa ne. Mikäli rekisteröity ei toimita tarvittavia henkilötietoja, hänelle ei voida avata käyttövaltuuksia.

Rekisteröidyn tulee myös hyväksyä palvelun käyttöehdot käyttövaltuuksien käytön aloituksen yhteydessä. Palvelujen käyttö ei ole mahdollista ilman käyttöehtojen hyväksymistä.
 

Kun rekisteröity antaa henkilötietonsa käsittelyä varten, niin henkilötietojen antamisen perusteena on rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen sopimus.

Sään­nön­mu­kai­set siirrot ja luovutukset

LDAP-hakemiston tietoja luovutetaan Haka-luottamusverkoston palveluihin. Käyttäjä antaa erikseen suostumuksen tietojensa luovuttamiselle kirjautuessaan em. palveluihin.

Tietojärjestelmän toimittaja toimii henkilötietojen käsittelijänä järjestelmää koskevan sopimuksen mukaisesti.

Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Tietosuoja-asetuksen tarkoittamia henkilötietoja ei lähtökohtaisesti välitetä tai tallenneta Euroopan Unionin tai Euroopan Talousalueen ulkopuolelle lukuun ottamatta tiettyjä palveluiden toteuttamisen kannalta tarpeellisia henkilötietoja (mm. käyttäjätunnus ja nimi).  Tietojen siirtäminen tehdään Euroopan komission antamia tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita noudattaen.

Re­kis­te­rin­pi­tä­jä­nä hen­ki­lö­tie­to­je­si käsittelystä vastaa

Itä-Suomen yliopisto
Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 8, PL 1627, 70211 Kuopio
Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Tietosuojavastaava Helena Eronen

Lue lisää siitä, miten suojaamme henkilötietosi.

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista. 

Miksi käsittelemme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavissa tehtävissä: IT-palvelujen ongelmatilanteiden ja tietoturvapoikkeamien selvitys, lainsäädännön edellyttämien lokitietojen kerääminen IT-järjestelmistä sekä tietoturvan valvonta ja ajantasaisen näkemyksen tuottaminen tietoturvan kokonaistilanteesta. Tapahtumien kirjaamista käytetään myös tietojärjestelmien käytönvalvontaan.

Käytämmekö automaattista pää­tök­sen­te­koa tai profilointia?

Emme tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Miksi me saamme käsitellä hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Tarkempi käsittelyperuste on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen. Säädökset: Tietoyhteiskuntakaari 917/2014, EU:n tietosuoja-asetus (2016/679), Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)

Mitä hen­ki­lö­tie­to­ja käsittelemme?

Käsiteltävät henkilötietoryhmät ovat yliopiston henkilökunta, opiskelijat sekä yliopiston muihin sidosryhmiin kuuluvat yliopiston IT-palveluja käyttävät henkilöt.

Käsiteltävät lokitiedot

• Keskitettyyn lokijärjestelmään tuotettavat tiedot ovat järjestelmäkohtaisia. Lokitiedot voidaan jaotella seuraaviin luokkiin: virhe- ja varoitusloki, viestinnän loki, tietoturvaloki, järjestelmäloki, pääsynvalvontaloki, käyttö- ja muutosloki, transaktioloki ja ylläpitoloki.
• Lokitietoihin tallentuu joitakin tunnistamistietoja (mm. käyttäjätunnus tai sähköpostiosoite) ja henkilötietoja seuraavien palvelujen käytön yhteydessä: viestintäpalvelut, sovellusten ja verkkopalveluiden pääsyvalvonta, verkon pääsynvalvonta ja yhteydet, käyttöjärjestelmä- ja sovelluslokit.

Kuinka pitkään säilytämme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Lokitietojen säilytysajat määräytyvät seuraavasti:

• Yleinen lokitietojen säilytysaika on kaksi (2) vuotta
• Henkilötietojen käytön valvontaan liittyvien lokien säilytysaika on tietojen luonteesta riippuen 2-12 vuotta

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Lokijärjestelmän tietolähteinä ovat erilaiset tietojärjestelmät (lueteltu kohdassa Tietojärjestelmät), jotka tuottavat lokitietoja järjestelmien käytön yhteydessä.

Tiedot kerätään automaattisesti eikä rekisteröidyllä ole erikseen velvollisuutta toimittaa henkilötietoja.

Sään­nön­mu­kai­set siirrot ja luovutukset

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta ulkopuolisille. Kuitenkin tietoturvapoikkeamaa  selvitettäessä tai rikoksen esitutkinnan yhteydessä yliopistolla voi olla oikeus luovuttaa tietoja poliisille tai  muulle viranomaiselle.

Tietojärjestelmän toimittaja toimii henkilötietojen käsittelijänä järjestelmää koskevan sopimuksen  mukaisesti.

Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Henkilötietoja ei siirretä EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.

Re­kis­te­rin­pi­tä­jä­nä hen­ki­lö­tie­to­je­si käsittelystä vastaa

Itä-Suomen yliopisto
Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio
Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Tietosuojavastaava Helena Eronen

Lue lisää siitä, miten suojaamme henkilötietosi.

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista. 

Miksi käsittelemme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavissa tehtävissä:

Oppilaan yksilökohtaisen opiskeluhuollon suunnittelu, toteutus ja seuranta

Käytämmekö automaattista pää­tök­sen­te­koa tai profilointia?

Emme tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Miksi saamme käsitellä hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Tarkemmat käsittelyperusteet ovat:

1. rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen

säädökset:

Asetus lasten päivähoidosta (239/1973)

Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002)

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)

Lastensuojelulaki (417/2007)

Lukioasetus (810/1998)

Lukiolaki (629/1998)

Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)

Perusopetusasetus (852/1998)

Perusopetuslaki (628/1998)

Varhaiskasvatuslaki (36/1973)

Yliopistolaki (558/2009)

Itä-Suomen yliopiston hallintojohtosääntö

Itä-Suomen yliopiston tutkintosääntö

Tiedekuntien pysyväismääräykset

Käsittelemme Normaalikoulun toiminnassa  myös ns. arkaluonteisina tietoja (terveystiedot) ja erityisperuste niiden tietojen käsittelylle on:

1. rekisteröidyn suostumus
2. tärkeä yleinen etu: perustusopetuslain ja lukiolain mukainen opetuksen järjestäminen

Mitä hen­ki­lö­tie­to­ja käsittelemme?

Normaalikoulun oppilashuollon tehtävissä tallennetaan seuraavat tiedot:

• Oppilaan nimi, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot
• Alaikäisen tai muutoin vajaavaltaisen oppilaan huoltajan tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot
• Asian vireillepanijan nimi
• Oppilaan tilanteen selvittämisen aikana toteutetut toimenpiteet
• Tiedot asian käsittelystä yksilökohtaisen opiskeluhuoltoryhmän kokouksessa
• Kokoukseen osallistuneet henkilöt ja heidän asemansa
• Kokouksessa tehdyt päätökset
• Päätösten toteuttamissuunnitelma
• Päätöksen toteuttamisesta ja seurannasta vastaavat tahot
• Toteutetut toimenpiteet
• Kirjauksen päivämäärä sekä kirjauksen tekijä ja hänen ammatti- tai virka-asemansa
• Muut yksilökohtaisessa opiskeluhuoltoryhmässä laaditut tai saadut yksittäistä opiskelijaa koskevat asiakirjat.

Tietojen säilytysajat

Tietojen säilytysajat määräytyvät yliopiston arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan seuraavasti:

Oppilailta itseltään tai heidän huoltajiltaan

Sään­nön­mu­kai­set siirrot ja luovutukset

Opiskeluhuoltorekisteriin sisältyvät tiedot ovat salassapidettäviä. Tietoja saa luovuttaa ainoastaan, jos  siihen on: 

1. asianomaisen henkilön tai, ellei hänellä ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, hänen laillisen edustajansa kirjallista, yksilöityä suostumus
2. tiedon luovuttamiseen oikeuttava lain säännös

Oikeus poiketa sa­las­sa­pi­to­vel­voit­teis­ta

Opiskelijan yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseen ja toteuttamiseen osallistuvilla on salassapitovelvollisuuden estämättä oikeus saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen sekä opiskeluhuollosta vastaavalle viranomaiselle sellaiset tiedot, jotka ovat välttämättömiä yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi.

Jos opiskelija siirtyy toisen koulutuksen järjestäjän koulutukseen, aikaisemman koulutuksen järjestäjän on pyydettävä opiskelijan taikka, jollei hänellä ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, hänen huoltajansa tai muun laillisen edustajansa suostumus siihen, että uudelle koulutuksen järjestäjälle voidaan siirtää opiskeluhuollon asiakasrekisteristä sellaiset salassa pidettävät tiedot, jotka ovat tarpeellisia opiskeluhuollon jatkuvuuden kannalta.
Yliopisto noudattaa hyvää tietojenkäsittelytapaa ja edellyttää, että luovutusta hakevalla on asiallinen yhteys siihen kohderyhmään, jonka tietoja hän pyytää.

Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Re­kis­te­rin­pi­tä­jä­nä hen­ki­lö­tie­to­je­si käsittelystä vastaa

Itä-Suomen yliopisto
Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio
Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Tietosuojavastaava Helena Eronen

Lue lisää siitä, miten suojaamme henkilötietosi.

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista. 

Hen­ki­lö­tie­to­jen käsittelyn tarkoitus

Yliopisto-opiskelijoiden opiskelukyvyn tukeminen ja heidän opiskelunsa edellytysten parantaminen opintopsykologin ohjaus- ja neuvonta interventiossa. 

Miksi saamme käsitellä hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen

EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6, kohta 1, alakohdat a – f:

• rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen

säädökset: Yliopistolaki (558/2009) 45 b §

Erityisiä henkilötietoryhmiä koskevan käsittelyn osalta lisäksi EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artikla 9 alakohdat a – j:

• Yliopistolaki 45 b §.

Mitä hen­ki­lö­tie­to­ja käsittelemme?

Opintopsykologin yksilöohjaukseen osallistuneet opiskelijat. 

Henkilötietoja, joita käsitellään ohjauksen toteuttamiseksi: 

Nimi, syntymäaika, henkilötunnus, kotikunta, yhteystiedot, opiskeluala, opintojen aloittamisvuosi, opiskelijanumero, yhteystiedot, opintosuoritusten määrä, yhteydenottosyy, ohjauksessa käsiteltävät aihepiirit ja ohjauksen tarve muuhun palveluun. 

Kuinka pitkään säilytämme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Tietoja säilytetään yliopistolain edellyttämä aika. 

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään ja opiskelijarekisteristä. 

Jos rekisteröity antaa henkilötietonsa käsittelyä varten, niin henkilötietojen antamisen peruste on:

• rekisterinpitäjän lakisääteinen tehtävä

Jos rekisteröity ei toimita tarvittavia tietoa, opintopsykologin palveluita ei voida toteuttaa. 

Sään­nön­mu­kai­set siirrot ja luovutukset

Tietoja ei siirretä yliopiston sisäisiin palveluihin eikä luovuteta organisaation ulkopuolelle, ellei opiskelija itse sitä pyydä tai siihen syntyy lain perusteella velvollisuus. 

Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Re­kis­te­rin­pi­tä­jä­nä hen­ki­lö­tie­to­je­si käsittelystä vastaa

Itä-Suomen yliopisto
Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio
Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Tietosuojavastaava Helena Eronen

Lue lisää siitä, miten suojaamme henkilötietosi.

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista. 

Miksi käsittelemme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Käsittelemme henkilötietojasi opetuksen järjestämiseksi ja opintohallinnollisten tehtävien hoitamiseksi seuraavissa tehtävissä: 

• Opiskelijoiden henkilö- ja yhteystietojen ylläpito
• Opiskeluoikeuksien ylläpito
• Opetukseen ja koulutukseen ilmoittautuneiden hallinnointi
• Koulutuksen järjestäminen
• Opintosuoritusten arviointi ja rekisteröinti
• Opinnäytetöiden ohjaus ja tarkastus
• Opintoneuvonta ja -ohjaus
• Koulutuksen ja siihen liittyvien tukipalvelujen tarjoaminen ja kehittäminen
• Opintosuoritusten ja suoritettujen tutkintojen hallinta ja tilastointi sekä todistusten, otteiden ja tutkintotodistusten myöntäminen
• Opiskeluun, opintoihin ja yliopiston toimintaan (esim. publiikki eli valmistumisjuhla, uraseurantakyselyt ja alumnitoiminta) liittyvä tiedottaminen
• Tilastointi ja raportointi
• Opetuksen kehittäminen opiskelijapalautteita ja oppimisanalytiikkaa hyödyntäen (opiskelijapalautteen keräämisestä ja oppimisanalytiikan käytöstä erilliset informaatiot tällä sivustolla)

Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä:

• Tieteelliseen tutkimukseen tai muuhun erityiseen tarkoitukseen
• Fyysinen turvallisuuteen ja siihen liittyvä viestintään
• Tietoturvallisuuteen ja siihen liittyvä viestintään

Käytämmekö automaattista pää­tök­sen­te­koa tai profilointia?

Lähtökohtaisesti opintotietojen perusteella ei tehdä automatisoituja päätöksiä tai profilointia. Profilointi voi kuitenkin tulla kyseeseen tilanteissa, joissa opintotietoja käytetään lähteenä oppimisanalytiikassa. Henkilötietojen käsittelystä oppimisanalytiikan yhteydessä kerrotaan lisää tällä samalla sivustolla Oppimisanalytiikan tietosuojaselosteella. 

Miksi saamme käsitellä hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Itä-Suomen yliopiston oikeus käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu ensisijaisesti yleistä etua koskevaan tehtävään ja julkisen vallan käyttämiseen. Yliopistolla on oikeus käsitellä opiskelijoiden henkilötietoja rekisterinpitäjänä, koska käsittely on tarpeen tärkeää yleistä etua koskevasta syystä. Lisäksi yliopisto noudattaa lakisääteistä velvoitettaan. Tietyissä tapauksissa oikeus voi perustua sopimukseen tai suostumukseen. Koulutuksen järjestäminen, opintoasioiden hoitaminen sekä opetuksen ja oppimisen suunnittelu edellyttävät rekisterin olemassaoloa.

Yliopistolla on oikeus käsitellä opiskelijoiden henkilötietoja seuraavin perustein: 

• Lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 c, Yliopistolaki 558/2009 ja sen nojalla annetut asetukset, Valtioneuvoston asetus yliopiston tutkinnoista 794/2004, Opetusministeriön asetus yliopistojen koulutusvastuun täsmentämisestä, yliopistojen koulutusohjelmista ja erikoistumiskoulutuksista (568/2005), Opetusministeriön asetus yliopistojen maisteriohjelmista (767/2008), Valtioneuvoston asetus erikoislääkärin tutkinnosta ja oikeudesta toimia erikoislääkärinä (275/2000), Asetus erikoislääkärin tutkinnosta (678/1998), Valtioneuvoston asetus erikoishammaslääkärin tutkinnoista 316/2003, Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017 ja yliopistolain nojalla annetut Itä-Suomen yliopiston säännöt, määräykset ja päätökset sekä tiedekuntien määräykset).
• Yleistä etua koskevaan tehtävä tai julkisen vallan käyttäminen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 e ja tietosuojalaki §4.1 alakohta 2)
• Tietyissä tapauksissa sopimuksen toimeenpano tai suostumus (EU:n tietosuoja-asetus 679/2016 artikla 6.1 a ja b)
• Yliopistolla on oikeus käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiä rekisterinpitäjänä, kun käsittely on tarpeen tärkeää yleistä etua koskevasta syystä (EU:n tietosuoja-asetus artikla 9.1 g) tai rekisteröidyn yksiselitteisesti antamalla suostumuksella (EU:n tietosuoja-asetus artikla 9.1 a)

Tietoja käsitellään julkisuuslain (621/1999) ja tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla. 

Mitä hen­ki­lö­tie­to­ja käsittelemme?

Opiskelijoista käsitellään seuraavia henkilötietoja:

• Yksilöivät tunnistetiedot: sukunimi (myös entinen), etunimet, kutsumanimi, voimassaoleva henkilötunnus, syntymäaika, kansalaisuus, sukupuoli, kansallinen oppijanumero, käyttäjätunnus, äidinkieli, asiointikieli, koulusivistyskieli, myönnetty turvakielto
• Yhteystiedot: yliopiston myöntämä sähköpostiosoite, muu sähköpostiosoite, puhelinnumero(t), osoitetiedot, asuinkunta ja -maa, kotikunta ja -maa
• Tiedot tutkintoihin johtavien ja ei-tutkintoon johtavien opintojen opiskeluoikeuksista, opiskeluoikeusnumerot, tiedot kaksiportaisista opiskeluoikeuksista
• Opiskeluoikeuskohtaisesti suoritettavan tutkinnon tai opintojen tiedot: mm. tavoitetutkinto, tutkinnoilla koulutusluokituskoodi, opintojen vaadittu laajuus, suoritettujen opintojen määrä, tiedekunta, koulutusohjelma, suuntautumisvaihtoehto, pääaine, sivuaineet, opiskeluoikeuden aika, opetuskieli, koulutusmuoto, tutkintoasetus, tiedekunta, lähtöorganisaatio, OKM:n ohjauksen ala, opetuspiste, rahoituslähde, tieto lukuvuosimaksuvelvollisuudesta
• Opiskeluoikeuskohtaisesti mahdolliset lisätiedot: mm. tutkintoon johtamattoman koulutuksen tarkennukset, siirtohaun tiedot
• Suoritetut tutkinnot: tutkinto, tiedekunta, tutkinnon hyväksymispäivämäärä, koulutusohjelma, suuntautumisvaihtoehto, pääaine, tutkinnon laajuus opintopisteinä, aineenopettajan opetettavat aineet, pätevyydet ja kelpoisuudet
• Lukukausi-ilmoittautumiset
• Ylioppilaskunnan jäsenmaksu, uudelleenkirjoittautumismaksu ja lukuvuosimaksujen summat
• Opintosuoritukset (ml. esimerkiksi opinnäytteet, tenttivastaukset ja muut opintosuoritusten arvioimiseksi suoritetut tehtävät sekä hyväksiluvut ja niiden liitteet) ja niiden arviointi: suorituksen nimi ja koodi, opintopistemäärä, arvosana, suorituksen päivämäärä, arvioija, kokonaisuus, johon suoritus sisältyy, muussa oppilaitoksessa suoritetuista opinnoista oppilaitos ja päivämäärä
• Opinnäytteiden julkaisutiedot (lisätietoja kohdassa kirjasto ja julkaisutoiminta)
• Tentteihin ja kursseille ilmoittautumiset sekä opetukseen osallistumiseen liittyvät tiedot
• Sähköisen tenttimisen videovalvonnan tiedot (lisätietoja kohdassa kameravalvonta)
• Opintosuunnitelmat sekä muut opintojen ohjaamiseen liittyvät tiedot
• Harjoitteluun liittyvät tiedot
• Kansainväliseen opiskelijavaihtoon liittyvät tiedot
• Opiskelijapalautetietoja
• Koulutuksen ja sen tukipalveluiden kehittämiseen liittyvät tilastot (ml. tilastojen pohja-aineistot), kyselyt ja palautteet
• Opettajan, harjoittelun ohjaajan tai hallintohenkilön henkilötiedot ja tarvittaessa käyttöoikeustiedot opiskelijahallinnon tietojärjestelmiin

Erityisiä henkilötietoryhmiä tai rikostuomioita sisältävät tiedot:

• Yksilöllisiin opintojärjestelyihin ja opintojen tukemiseen liittyvät tiedot
• Opiskeluoikeuden lisäaikaa ja palauttamista koskevat tiedot
• Opiskeluun liittyvien poikkeamatilanteiden selvitykset ja niiden seuraamukset 
• SORA-lainsäädännön edellyttämät tiedot: rikosrekisteriote ja merkintä sen tarkastamisesta, huumausainetesti sekä terveydentilaa ja toimintakykyä koskevat tiedot

Kuinka pitkään säilytämme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Tietojen säilytysajat määräytyvät yliopiston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti seuraavasti:

Kansallisarkiston päätös, AL/3004/07.01.01.03.01/2015:

Kaikki yliopistojen opiskelijatietojärjestelmiin viedyt ja vietävät opiskeluoikeus-, ilmoittautumis-, tutkinto- ja opintosuoritustiedot sekä muut tiedot säilytetään pysyvästi sähköisessä muodossa niin pitkältä ajanjaksolta kuin tiedot ovat sähköisessä muodossa.

Toiminnan kehittämiseen liittyvien kyselyiden vastauksia säilytetään enintään yksi vuosi poislukien ne opiskelijapalautteet, joista on erikseen informoitu. Toiminnan kehittämiseen liittyviä tilastojen pohja-aineistoja säilytetään puoli vuotta. 

Harjoittelun ohjaajien tietoja säilytetään kaksi vuotta.

Rikosrekisteriotteita ei säilytetä.

Yliopistolain 45 b §:n mukaisia tietoja säilytetään enintään neljä vuotta.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan mm. seuraavista lähteistä:

• Opintopolku.fi -palvelu: Tiedot opiskelupaikan vastaanottaneista perustutkinto- ja jatkotutkinto-opiskelijoista saadaan Opintopolku.fi palvelusta. Opintopolku on Opetushallituksen ylläpitämä valtakunnallinen hakijarekisteri, L 1058/1998). Opintopolku.fi palvelun tietosuojaseloste 
• Ylioppilaskunnan jäsenmaksutiedot saadaan Oili-ilmoittautumispalvelusta tai Itä-Suomen yliopiston ylioppilaskunnasta (ISYY)
• Opiskeluoikeuksia koskevia tietoja yhteistyössä toteutettavissa koulutuksissa saadaan yhteistyökorkeakouluista tai opiskelijalta itseltään.
• Vaihto-opiskelijoiden henkilö- ja kv-liikkuvuustiedot siirretään kansainvälisen vaihdon järjestelmästä tai ne saadaan opiskelijalta itseltään 
• Maksullisen koulutuksen (Jatkuvan Oppimisen Keskus) opiskelijoiden henkilö- ja opinto-oikeustiedot siirretään maksullisen koulutuksen palvelusta
• Opintosuoritustiedot tiedekunnista, laitoksilta, oppiaineista ja opettajalta
• Henkilökohtaisen opintosuunnitelman (Hops) tiedot opiskelijalta ja hops-ohjaajalta
• Opiskelijalta tai Ylioppilaiden Terveydenhuoltosäätiöltä: Turvakieltopäätös, rikosrekisteriote, huumausainetestin tulos ja terveydentilaa koskevat tiedot 
• Yliopiston henkilökunnan perustiedot saadaan henkilöstöhallinnon järjestelmästä tai henkilökuntaan kuuluvalta itseltään  
• Yliopiston sähköpostiosoite saadaan automaattisesti digipalveluiden käyttäjätietokannasta tai muu osoite opiskelijan ilmoittamana
• Jatko-opiskelijat, erillisiä opintoja suorittavat ja täydennyskoulutuksen opiskelijat toimittavat itse tarvittavat henkilötietonsa. Jos rekisteröity ei toimita tarvittavia henkilötietoja, niin opiskeluoikeutta ei voida todentaa.  
• Harjoittelun ohjaajien tiedot saadaan ohjaajalta itseltään sähköisellä lomakkeella
• Suoritustietoja siirretään sähköisestä tenttijärjestelmästä
• Opinnäytetietoja siirretään plagiaatintunnistusjärjestelmästä
• Kansallinen oppijanumero siirretään Opetushallituksen ylläpitämästä oppijanumerorekisteristä ja sukunimi, etunimet, kotiosoite, puhelinnumero sekä kotimaa ja kotikunta Digi- ja väestötietovirastosta Oppijanumeropalvelun kautta. Tiedot päivitetään kaikille henkilötunnuksellisille opiskelijoille. Oppijanumeropalvelu on Opetushallituksen ylläpitämä viranomaispalvelu, joka mahdollistaa oppijanumeron luonnin ja haun henkilöille, joiden yksilöiminen on välttämätöntä koulutustoimijoiden lakisääteisten tehtävien hoitamisessa sekä ajantasaisten henkilötietojen luovutuksen koulutustoimijoiden omiin henkilörekistereihin. Oppijanumerorekisterin tietosuojaseloste

Tilanteissa, joissa rekisteröity antaa henkilötietonsa käsittelyä varten, henkilötietojen antamisen peruste on rekisterinpitäjän lakisääteinen tehtävä.

Sään­nön­mu­kai­set siirrot ja luovutukset

Rekisterin tietoja siirretään Itä-Suomen yliopiston sisäisiin palveluihin (käyttäjähallinta, sähköinen asiointipalvelu).

Lainsäädännön perusteella Itä-Suomen yliopisto luovuttaa opiskelijarekisterin tietoja:

• Korkeakoulujen opiskelijatietorekistereiden opiskeluoikeus-, ilmoittautumis-, tutkinto- ja opintosuoritustietoja kootaan keskitettyä säilytystä ja käyttöä varten korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon (VIRTA), jonka kautta tämä sisältö tarjotaan tietoturvallisesti teknisellä käyttöyhteydellä opiskelijavalintarekisterin ja korkeakoulujen yhteisten opiskelijavalintapalveluiden käyttöön (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017 1 a luku)
• Korkeakoulu luovuttaa opiskelijatietoja teknistä käyttöyhteyttä käyttäen korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon (VIRTA) kautta opiskelijavalintarekisterin käyttöön (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017 5 §)
• Opetus- ja kulttuuriministeriö tuottaa korkeakoulun opiskelijatietorekisterin tiedoista koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin sekä muun seurannan ja ohjauksen edellyttämiä tietoaineistoja korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017 10 §)
• Valtakunnallisen tietovarannon (VIRTA) kautta opiskelijarekisterin tietoja luovutetaan seuraaville tahoille:
  • Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valviran (Laki ja asetus terveydenhuollon ammattihenkilöistä L559/1994, A 564/1994) käyttöön
  • Tilastokeskukselle (TilastoL 280/2004 15 §) 
  • Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiölle (YTHS) palvelujen tuottamiseen
  • Opetushallituksen KOSKI-palveluun
  • Kansaneläkelaitokselle (OpintotukiL 65/1994 41§)
  • Opetushallituksen kansainvälistymispalveluille (opiskelijaliikkuvuutta koskevat tiedot)
  • HAKA-luottamusverkoston käyttäjätunnistusjärjestelmään
  • Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskukselle (JOTPA) Jotpan rahoittaman koulutuksen opiskelijoiden henkilö-, opiskeluoikeus- ja suoritustietoja (Laki Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskuksesta 682/2021)
• Itä-Suomen yliopiston ylioppilaskunnalle teknisen käyttöyhteyden kautta jäsentiedot edustajiston vaaleja ja lakisääteisten tehtävien hoitamista varten (Yliopistolaki 558/2009 46 §) 
• Tieteellistä tutkimusta varten (JulkL 621/1999, EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679). Pyytäjän on esitettävä rekisterinpitäjälle tietojen käyttötarkoitus sekä muut tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat sekä tarvittaessa selvitys siitä, miten tietojen suojaus on tarkoitus järjestää. Tietoja voidaan luovuttaa tutkimukseen joko suoraan yliopistosta tai tilastokeskuksen FIONA-tutkimusaineistojen etäkäyttöympäristön kautta. FIONA-etäkäyttöympäristöön tiedot siirretään korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta (VIRTA).
• Opiskelijakorttia varten tiedot ylioppilaskunnan jäsenistä Oy Frank Students AB:lle
• Opiskelijoiden henkilö- ja opintotietoja Erikoislääkäri- ja erikoishammaslääkärikoulutuksen seuranta- ja arviointipalvelulle (ELSA). 
• Mobiilisovellus Tuudolle, Tuudon tietosuojaseloste
• Harjoittelun ohjaajien tietoja siirretään Certiaan ohjauspalkkion maksamiseksi. Certia toimii henkilötietojen käsittelijänä asianmukaisen henkilötietojen käsittelysopimuksen mukaisesti. 

Yliopisto noudattaa hyvää tietojenkäsittelytapaa ja edellyttää, että luovutusta hakevalla on asiallinen yhteys siihen kohderyhmään, jonka tietoja hän pyytää.

Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Lähtökohtaisesti opiskelutietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Poikkeuksena ovat opiskelijavaihtotilanteet. 

Re­kis­te­rin­pi­tä­jä­nä hen­ki­lö­tie­to­je­si käsittelystä vastaa

Itä-Suomen yliopisto
Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio
Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Tietosuojavastaava Helena Eronen

Lue lisää siitä, miten suojaamme henkilötietosi.

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista. 

Miksi käsittelemme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

Yliopistojen valtakunnallinen opiskelijapalautekysely - Kandipalaute. Kandipalaute on yliopistojen valtakunnallinen opiskelijapalautekysely, jossa selvitetään kandidaatin tutkinnon suorittaneiden opiskelijoiden tyytyväisyyttä yliopistoonsa ja kokemuksia opintojen sujumisesta. Kandipalautetta koskeva henkilötietojen käsittely on kuvattu erillisessä tietosuojaselosteessa: https://kandipalaute.fi/privacy_fi.pdf 

Yliopistojen valtakunnallinen uraseurantakysely. Uraseurantakysely tehdään viisi vuotta valmistumisen jälkeen ylemmän tai ns. päättyvän alemman tutkinnon suorittaneille sekä kolme vuotta aiemmin tohtoroituneille. Uraseurantakyselyillä hankitaan tietoa akateemisten työmarkkinoista, selvitetään valmistuneiden urapolkuja sekä tyytyväisyyttä suorittamaansa tutkintoon. Uraseurantakyselyitä koskeva henkilötietojen käsittely on kuvattu erillisessä tietosuojaselosteessa. https://kamu.uef.fi/tietopankki/urasuunnittelu-ja-tyonhaku/valmistuneiden-sijoittuminen-tyoelamaan/ 

Itä-Suomen yliopiston omat palautekyselyt:

• Opintojaksopalaute. Opintojaksopalaute kerätään opintojakson toteutukseen osallistuneilta opiskelijoilta, ja sen tarkoitus on opintojakson opetuksen kehittäminen. Palaute on tarkoitettu ensisijaisesti opintojakson opettajalle.  
• Alkuohjauskysely. Kyselyn kohderyhmänä ovat uudet opiskelijat. Kysymykset kohdistuvat opintojen aloitukseen yliopistossa, millaisia odotuksia oli ohjauksesta, miten ohjaus toteutui ja millaisiin asioihin opiskelija haki ohjausta. 
• Opiskelun diversiteetin, inklusiivisuuden ja yhdenvertaisuuden toteutuminen. Kyselyn kohderyhmänä ovat kaikki yliopiston tutkinto-opiskelijat. Kysymysten teemat käsittelivät opiskelun esteettömyyttä ja saavutettavuutta, yhdenvertaisuutta opetuksessa ja opiskelussa, kokemuksia syrjinnästä, opiskeluhyvinvointia sekä ohjausta ja tukea opinnoille. 
• Tietolähdekysely. Kyselyn tarkoituksena on kartoittaa niitä tietolähteitä, joiden kautta hakija on saanut informaatiota Itä-Suomen yliopistosta.  
• Työllistymiskysely. Kysely toteutetaan kaikille loppututkinnon suorittaneille opiskelijoille. Kysymysten aihealueet ovat työllistyminen, työllistymisen laatu, työssä tarvittavat taidot, työttömyys, opetuksen ja opintojen arviointi. 
• Jatkokoulutuskysely. Kyselyn kohderyhmänä ovat jatko-opiskelijat. Kysymykset kohdistuvat opintojen etenemiseen, tuen saamiseen, tutkimuksen rahoitukseen ja kansainväistymiseen opintojen aikana. 
• Kieli- ja viestintäopintokysely. Kyselyn tarkoituksena on kehittää kielikeskuksen opetusta. 
• Yliopiston yksiköillä voi olla myös muita palautekanavia tai opiskeluun liittyviä kyselyjä, ja niistä informoidaan yksiköissä erikseen. 

Käytämmekö automaattista pää­tök­sen­te­koa tai profilointia?

Emme tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Miksi me saamme käsitellä hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Tarkempi käsittelyperuste on rekisterinpitäjän lakisääteinen tehtävä ja säädökset, joihin tehtävä perustuu ovat Yliopistolain 87 § (arviointi), Valtioneuvoston asetus yliopistojen tutkinnoista 28 § (koulutuksen ja tutkintojen kehittäminen) sekä UEFin opintojohtosääntö. 

Mitä hen­ki­lö­tie­to­ja käsittelemme ja kuinka kauan säilytämme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Yliopiston tiedonohjaussuunnitelman mukaan opiskelijapalautetta säilytetään enintään 5 vuotta. 

• Opintojaksopalaute. Opintojaksopalaute kerätään opintojakson toteutukseen osallistuneilta opiskelijoilta. Kysely tehdään nimettömänä, mutta se voi sisältää epäsuoraa tai suoraa tunnistetietoa opiskelijasta ja opettajasta. 
• Alkuohjauskysely. Sisältää epäsuoria tunnistetietoja. 
• Opiskelun diversiteetin, inklusiivisuuden ja yhdenvertaisuuden toteutuminen. Sisältää epäsuoria tunnistetietoja. 
• Tietolähdekysely. Tietolähdekyselyssä ei kysytä suoria henkilötietoja. Sähköpostiosoitteen voi jättää vapaaehtoisesti halutessaan arvontaa varten.  
• Työllistymiskysely. Sisältää epäsuoria tunnistetietoja. 
• Jatkokoulutuskysely. Jatkokoulutuskyselyssä ei kysytä suoria henkilötietoja. Sähköpostiosoitteen voi jättää vapaaehtoisesti halutessaan arvontaa varten.  
• Kieli- ja viestintäopintokysely. Kysely tehdään nimettömänä, mutta se voi sisältää epäsuoraa tunnistetietoa.  

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

• Opintojaksopalaute. Opintojaksopalaute kerätään toteutukseen osallistuneilta opiskelijoilta. Jos opintojaksopalautetta kerätään Tuudon kautta, niin toteutukseen ilmoittautumisen onnistuminen vaatii, että opiskelijalla on Pepissä opintojaksolle vaadittu opinto-oikeus ja läsnäolotieto. Palautetta ei näytetä, jos vastanneita on alle 5. 
• Alkuohjauskysely. Kyselylinkki lähetetään Pepistä saatuun student.uef.fi -sähköpostiosoitteeseen. Kyselyyn vastataan nimettömänä. Analysoitavat tiedot saadaan vastaajilta.  
• Opiskelun diversiteetin, inklusiivisuuden ja yhdenvertaisuuden toteutuminen. Kyselylinkki lähetetään Pepistä saatuun sähköpostiosoitteeseen. Kyselyyn vastataan nimettömänä. Analysoitavat tiedot saadaan vastaajilta. 
• Tietolähdekysely. Tietolähdekyselyn saajien sähköpostiosoitteet saadaan opintopolun rekisteristä. 
• Työllistymiskysely. Kyselylinkki lähetetään Pepistä saatuun sähköpostiosoitteeseen. Kyselyyn vastataan nimettömänä. Analysoitavat tiedot saadaan vastaajilta. 
• Jatkokoulutuskysely. Kyselylinkki lähetetään Pepistä saatuun sähköpostiosoitteeseen. Kyselyyn vastataan nimettömänä. Analysoitavat tiedot saadaan vastaajilta. 
• Kieli- ja viestintäopintokysely. Kyselylinkki lähetetään Pepistä saatuun sähköpostiosoitteeseen. Kyselyyn vastataan nimettömänä. Analysoitavat tiedot saadaan vastaajilta. 

Sään­nön­mu­kai­set siirrot ja luovutukset

Opintopalveluissa keskitetysti kerättyjen opiskelijapalautteiden valmiit koosteet julkaistaan Heimossa. Vastauksia käsitellään yliopiston työryhmissä, jolloin palaute toimitetaan sähköpostitse työryhmän puheenjohtajalle tai sihteerille. Kunkin tiedekunnan vastaukset toimitetaan sähköpostitse tiedekuntien perustutkintokoulutuksen kehittämisryhmän puheenjohtajalle ja sihteerille. Kehittämisryhmät sopivat toimintamallin, miten aineisto käsitellään laitoksilla/osastoilla. 

Yksittäisen opintojakson opintojaksopalaute on kunkin opintojakson opettajan käytettävissä sekä numeerinen yhteenveto on nähtävissä opintojakson toteutukseen osallistuville opiskelijoille ja yksikön johdolle. Numeerista palautetta käytetään opintokokonaisuustason raportoinnissa 

Tiedekuntien omat opiskelijapalautevastaukset ja koosteet käsitellään kunkin tiedekunnan omissa kokouksissa. 

Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Re­kis­te­rin­pi­tä­jä­nä hen­ki­lö­tie­to­je­si käsittelystä vastaa

Itä-Suomen yliopisto
Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio
Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Tietosuojavastaava Helena Eronen

Lue lisää siitä, miten suojaamme henkilötietosi.

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista. 

Miksi käsittelemme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Kun haet opiskelijaksi Itä-Suomen yliopistoon (ml. tutkinto-opiskelijat, jatko-opiskelijat, erikoistumiskoulututukset, täydennyskoulutukset, avoin yliopisto), niin hakemuksessasi ilmoittamiasi henkilötietoja käsitellään seuraavissa tarkoituksissa:

• opinnoista ja opiskelijavalinnoista tiedottamiseen
• opiskelijavalintaan liittyvien tehtävien järjestämiseen
• tieteelliseen tutkimukseen ja
• koulutustarjontaan liittyvään markkinointiviestintään tai muuhun erityiseen tarkoitukseen.

Käytämmekö automaattista pää­tök­sen­te­koa tai profilointia?

Emme tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Miksi me saamme käsitellä hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Yliopiston oikeus käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu

• yleistä etua koskevaan tehtävään tai julkisen vallan käyttämiseen
• lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen
• tietyissä tapauksissa sopimukseen tai suostumukseen

Yliopistolla on oikeus käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiä rekisterinpitäjänä kun käsittely on tarpeen tärkeää yleistä etua koskevasta syystä.

Pääasialliset säädökset:

• yliopistolaki 558/2009 ja sen nojalla annetut asetukset
• yliopistojen tutkinnoista annettu valtioneuvoston asetus 794/2004 muutoksineen 
• laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017 (5. luku)
• yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset
• laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999

Mitä hen­ki­lö­tie­to­ja käsittelemme?

Yliopisto käsittelee seuraavia henkilötietoja:

Yksilöimistiedot:

• yksilöivät tunnistetiedot (nimi, henkilötunnus, syntymäaika, hakemus/hakijanumero)
• taustatiedot (kansalaisuus, sukupuoli, äidinkieli)
• yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite)

Hakutiedot:

• hakutoiveet
• koulutukseen hakemista koskevat tiedot
• valintaperusteiden ja opiskelijaksi ottamisen perusteiden mukaiset tiedot:
• hakijan koulutus-, tutkinto- ja työkokemustiedot, mahdolliset ansioluettelot tai motivaatiokirjeet
• tieto hakijan opiskelijavalintaan vaikuttavista terveydellisistä seikoista ja tieto aiemmasta opiskeluoikeuden peruttamisesta
• tarvittaessa hakijan suostumus omien ennakko- ja valintakoetehtäviensä julkaisuun
• valinnan tulosta koskevat tiedot (valintakoetulokset sekä muut valintaan liittyvät tiedot mm. valintapisteet)
• opiskelupaikan vastaanottamista koskevat tiedot
• hakijan suostumus tai kielto valintatuloksen julkaisemisesta Internetissä 
• valintakokeisiin mahdollisesti kuuluvat haastattelut

Erityisiä henkilötietoryhmiä koskevat tiedot:

• yksilöllisiin järjestelyihin liittyvät tiedot
• opiskelijavalintaan liittyvien poikkeamatilanteiden selvitykset ja niiden seuraamukset

Kuinka pitkään säilytämme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Järjestelmiin tallennettujen henkilötietojen sekä manuaalisen aineiston säilytysajat perustuvat lakiin ja Itä-Suomen yliopiston tiedonohjaussuunnitelmaan.

Pysyvä säilytys (L 884/2017):

• hyväksytyt hakijat: oppijanumero ja henkilön henkilötunnus tai muu vastaava yksilöivä tunnistetieto;
• hyväksytyt hakijat: tiedot henkilön opiskeluoikeuksista tutkintoon johtavassa koulutuksessa sekä tiedot opiskelupaikan vastaanottamisesta

Lisäksi kansallisarkiston päätöksellä voidaan säilyttää muitakin hakijan henkilötietoja pysyvästi.

Muut kuin pysyvästi säilytettävät henkilötiedot pääosin:

• Valintakokeiden järjestämiseen liittyvät tiedot kuusi kuukautta
• Valintakoesuoritukset ja niiden arviointiin liittyvät tiedot kuusi kuukautta
• Hakemukset vähintään 5 vuotta
• Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat tiedot säilytetään niin kauan kuin on välttämätöntä, korkeintaan 4 vuotta

Säilytysajat (täydennyskoulutuksiin liittyvät hakijatiedot) voivat vaihdella yksittäistapauksissa ja säilytysaikoja voidaan tarkistaa.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Hakijoita koskevia tietoja kerätään suoraan seuraavista tietolähteistä:

Opintopolku, suoritusrekisteri (SURE) ja väestötietojärjestelmä (VTJ) ja muut mahdolliset sähköiset hakujärjestelmät esim. Webropol.

Kansainväliset haku- ja tutkintojärjestelmät

Kotimaiset ja ulkomaiset korkeakoulut

Verkkomaksu- ja ilmoittautumispalvelut

Yliopiston hakemusten ja pääsykokeiden arvioijat

Tiedot voivat olla myös yliopiston hakijalle tarjoamien it-palveluiden ja laitteiden käytöstä havainnoituja ja johdettuja tai yliopiston käytössä olevien hallinta- ja valvontapalveluiden keräämiä (esim. kameravalvonta).

Siirrot ja luovutukset

Yliopisto luovuttaa tarpeellisia hakijoiden henkilötietoja seuraaville vastaanottajille.

Kansallisten ja kansainvälisten yhteisohjelmien korkeakoulujen rekisterit

Opetus- ja kulttuuriministeriölle KOTA-tietokanta

Opetushallituksen kansainvälistymispalvelut

Teknistä käyttöyhteyttä käyttäen Kansaneläkelaitos

Teknistä käyttöyhteyttä käyttäen korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valvira

Työvoimaviranomainen

Maahanmuuttoviranomaisen ulkomaalaisrekisteri

Opetushallituksen Opintopolku

TE-keskus (tiedustelut)

Lisäksi yliopisto voi luovuttaa hakijoiden henkilötietoja

• tieteellistä tutkimusta varten
• julkisuuslain (Julkisuuslaki 621/1999) tai muun lainsäädännön velvoitteiden täyttämiseksi valintoihin ja opiskeluoikeuksiin vaikuttavia viranomaistietoja muille suomalaisille korkeakouluille ulkomaalaisille korkeakouluille myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
• hakijan suostumuksella yhteystietoja yliopiston ulkopuolelle markkinointiviestintään ja muihin erityisiin tarkoituksiin

Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Yliopisto noudattaa erityistä huolellisuutta henkilötietojen siirrossa EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötiedon siirretään EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle vain tarvittaessa ja siirrot tehdään tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Re­kis­te­rin­pi­tä­jä­nä hen­ki­lö­tie­to­je­si käsittelystä vastaa

Itä-Suomen yliopisto
Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio
Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Tietosuojavastaava Helena Eronen

Lue lisää siitä, miten suojaamme henkilötietosi.

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista. 

Miksi käsittelemme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Henkilötietoja käsitellään UEFin oppimisanalytiikassa yliopiston lakisääteisten opetus-, koulutus- ja opintojen ohjauksen tehtävien järjestämiseksi ja kehittämiseksi, opintohallinnollisten tehtävien toteuttamiseksi sekä koulutuksen ja opetuksen korkean tason varmistamiseksi.

Tarkempia käsittelyn tarkoituksia ovat opiskelijavalintojen kehittäminen, opetuksen ja kurssien kehittäminen, opetussuunnitelmatyö, viestintä, opiskelijoiden opintoihin liittyvän aktiivisuuden seuranta (opintoihin ilmoittautuminen, opintosuoritukset, toiminta oppimisympäristöissä), opintoneuvonta ja -ohjaus, opetuksen ja siihen liittyvien tukipalvelujen tarjoaminen ja kehittäminen, opiskeluun ja opintoihin liittyvä tiedottaminen.

Miksi me saamme käsitellä hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Käsittelyperusteet ovat rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (Yliopistolain,558/2009, 2 §, 40.2 § ja 87 §) sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu (yliopistotason muut kehitystehtävät, jotka eivät ole johdettavissa suoraan yliopiston lakisääteisistä tehtävistä). 

Oppimisanalytiikan käsittelyperusteena voidaan käyttää oikeutettua etua, mikäli oikeutta käsittelyyn ei voida suoraan johtaa yliopistoa koskevasta tehtävä-ja toimivaltasäännöksestä eikä erityissääntelystä. Tällaisia voivat olla esimerkiksi sellaiset kehitys-, suunnittelu-ja selvitystehtävät, jotka eivät ole yliopistonlakisääteisiä tehtäviä. Oikeutetun edun käyttämisestä on tehty tasapainotesti.

Käytämmekö automaattista pää­tök­sen­te­koa tai profilointia?

Automatisoidulla päätöksellä tarkoitetaan henkilön tiettyjen ominaisuuksien arviointiin tarkoitettua päätöstä, joka tehdään ainoastaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ja josta aiheutuu rekisteröidylle oikeudellisia vaikutuksia tai joka muuten vaikuttaa häneen merkittävällä tavalla. Esimerkkejä automatisoidusta päätöksenteosta ovat mm. luottokelpoisuuspäätökset ja profilointi.

Profilointi tarkoittaa henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa arvioidaan ihmisen henkilökohtaisia ominaisuuksia. Profiloinnilla tarkoitetaan erityisesti työsuoritukseen, taloudellisen tilanteeseen, terveyteen, henkilökohtaisiin mieltymyksiin, kiinnostuksen kohteisiin, luotettavuuteen, käyttäytymiseen, sijaintiin tai liikkeisiin liittyvien piirteiden analysointia tai ennakointia. Profilointi on automaattista tai osittain automaattista, kohdistuu henkilötietoihin ja arvioi henkilökohtaisia ominaisuuksia.

Oppimisanalytiikkatietoja voidaan hyödyntää profilointitarkoituksessa. Analytiikan avulla voidaan esimerkiksi luokitella opiskelijoita datasta tehdyn päättelyn perusteella suositusten tai ohjeiden antamiseksi ja yliopiston toiminnan kehittämiseksi. Oppimisanalytiikan tietoja voidaan käyttää tilastollisiin käyttötarkoituksiin. Yksinomaan tilastotarkoituksiin kerättyä tietoa ei käytetä yksittäistä opiskelijaa koskevissa toimenpiteissä tai päätöksissä. Oppimisanalytiikan tietojen perusteella ei tehdä automaattista päätöksentekoa. Oppimisanalytiikan käytöstä on tehty Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukainen vaikutustenarviointi sekä julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) mukainen muutosvaikutuksen arviointi.

Käsiteltävät henkilötiedot

Opiskelijan perustiedot:

• Yksilöivät tunnistetiedot (nimi, opiskelijanumero, käyttäjätunnus)
• Yhteystiedot (sähköpostiosoite)

Opiskelijan opiskelua koskevat tiedot:

• Opiskeluoikeudet tutkintoihin ja opinto-oikeudet yksittäisiin tutkinnon osiin
• Opintosuorituskirjaukset ja arvosanat
• Oppimisalustojen opiskelijan aktiivisuuteen liittyvät lokitiedot
• Tentteihin ja kursseille ilmoittautumiset sekä opetukseen osallistumiseen liittyvät tiedot
  • tentin tai kurssin yksilöintitiedot
  • tentin tai kurssin opettajan yksilöintitiedot
  • ilmoittautuneen opiskelijan yksilöintitiedot
• Opintosuunnitelmat sekä muut opintojen ohjaamiseen liittyvät tiedot
  • esim. HOPS
• Opiskelijapalautetietoja

Henkilöstön henkilötiedot (opettajat, ohjaajat, hallintohenkilöstö)

• Henkilötiedot ja tietojärjestelmien käyttöoikeustiedot henkilötietojärjestelmästä: henkilönumero, nimitiedot, puhelin, sähköposti, toimintayksikkö, tehtävänimike

Tietojen säilytysajat

Oppimisanalytiikan tietojen säilytysaika on kaksi opetussuunnitelmakautta (6 vuotta). Opiskelijan tunnisteellinen henkilötieto poistetaan, kun opiskelija poistetaan opintorekisteristä.

Käsittelyssä käytettävät tie­to­jär­jes­tel­mät

Peppi-opintotietojärjestelmä, UEF Moodle, Microsoft Power Bi, Digicampus-Moodle

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Opintopolku, OPRI opintotietorekisteri, UEF Moodle, Uraseuranta, Microsoft Active Directory,

MEPCO -henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä, Digicampus-Moodle, Peppi-opintotietojärjestelmä

Evästeiden käyttö

Henkilötietojen käsittelyn selainpohjaisissa tietojärjestelmissä käytetään evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään palvelujen toteuttamiseen, helpottamaan palveluihin kirjautumista sekä mahdollistamaan palvelujen käytön tilastointi. Käyttäjä voi selainohjelmassaan estää evästeiden käytön, mutta tämä voi estää järjestelmän asianmukaisen toiminnan.

Henkilötietojen käsittelyssä käytetään evästeitä: Kyllä, seuraavat selainpohjaiset järjestelmät:   Peppi-opintotietojärjestelmä, UEF Moodle, Microsoft Power Bi, Digicampus-Moodle

Sään­nön­mu­kai­set siirrot ja luovutukset

Oppimisanalytiikkaan kerättäviä tietoja visualisoidaan Power.bi –järjestelmässä. Tietoja ei siirretä muihin järjestelmiin. Opintojen ohjauksessa ja opintojen edistymisen avustamisessa voidaan tehdä kyselyjä opiskelijoille ja kyselyt voidaan toteuttaa käyttäen henkilötietojen käsittelijöina ulkopuolisia palveluntuottajia, joiden kanssa tehdään erilliset tietosuojasopimukset. Oppimisanalytiikan tietoja voidaan luovuttaa tieteelliseen tutkimukseen. 

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

Hen­ki­lö­tie­to­jen suojauksen periaatteet

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävien tietojärjestelmien hallinnassa noudatetaan Itä-Suomen yliopiston tietoturvasäännöstöä ja -ohjeita. Teknisesti tietojärjestelmät ja niiden käyttöliittymät ovat suojattu mm. palomuurilla ja järjestelmien tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti.

Tietojärjestelmien käyttöoikeudet on käyttöoikeusryhmien avulla rajattu siten, että kullakin käyttäjällä on pääsy vain työtehtävissään tarvitsemiinsa tietoihin.

Yliopiston palveluksessa olevia ja luottamustehtäviä hoitavia henkilöitä koskee viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 23 §:n mukainen vaitiolovelvollisuus. Lisäksi yliopiston työntekijät eivät saa työsuhteen kestäessä käyttää hyödykseen tai ilmaista muille työnantajan ammatti- tai liikesalaisuuksia (työsopimuslaki 3. luku 4 §).

Salassa pidettävät tiedot sekä säilytysajat, arkistointi ja hävittäminen ovat määritelty yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmassa.

Re­kis­te­rin­pi­tä­jä­nä hen­ki­lö­tie­to­je­si käsittelystä vastaa

Itä-Suomen yliopisto
Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio
Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Tietosuojavastaava Helena Eronen

Lue lisää siitä, miten suojaamme henkilötietosi.

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista. 

Miksi käsittelemme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavissa tehtävissä: työpaikkailmoitusten ja -hakemusten käsittely sekä henkilön valinta Itä-Suomen yliopiston työsuhteisiin. Rekrytoinnin yhteydessä voidaan osallle hakijoista tehdä lisäksi hakijan omalla suostumuksella henkilökohtaisen toimintatavan analyysi, joka tehdään itsearviointina. 

Käytämmekö automaattista pää­tök­sen­te­koa tai profilointia?

Emme tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Miksi me saamme käsitellä hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Tarkempi käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn merkittävä suhde). Pysyvään säilytykseen määrättyjen rekrytointiasiakirjojen osalta käsittelyperuste on yleinen etu. Professorin tehtäväntäyttöön liittyvien asiantuntijavalintojen ja -lausuntojen sekä rehtorin rekrytoinnin osalta käsittelyperuste on lakisääteisen velvoitteen noudattaminen. 

Henkilökohtaisen toimintatavan analyysin itsearvioinnin osalta käsittelyperuste on rekisteröidyn suostumus. 

Mitä hen­ki­lö­tie­to­ja käsittelemme?

Rekrytoinnin yhteydessä tallennetaan seuraavat henkilötiedot:

• Työnhakijan henkilötiedot (nimi, syntymäaika, sukupuoli) ja yhteystiedot (sähköpostiosoite, lähiosoite, puhelinnumero)
• Hakijan koulutusta, kielitaitoa ja työkokemusta ja muuta olennaista osaamista koskevat tiedot sekä suosittelijoiden tiedot.
• Haettavasta työpaikasta riippuen ansioluettelo, julkaisuluettelo, valitut julkaisut, tutkimussuunnitelma, hakemus, opetusportfolio, tieteelliset ansiot sekä kansainvälinen toiminta, jatko-opintosuunnitelma ja oman alan kehittämissuunnitelmat.
• Henkilökohtaisen toimintatavan analyysissä hakijasta käsitellään nimi, sähköposti, sukupuoli ja sijainti (maa), jotka ovat pakollisia tietoja. Lisäksi hakija voi halutessaan täyttää muita taustatietoja, jotka eivät ole pakollisia (esim. tehtävänimike ja organisaatio). Hakija valitsee järjestelmän ehdottamista ominaisuuksista häntä parhaiten ja vähiten kuvaavat. Vastausten perusteella järjestelmä luo HPA-analyysiehdotelman, joka käydään yhdessä läpi täyttöpyynnön lähettäjän kanssa. Hakija kommentoi ja hyväksyy /hylkää palautekeskustelussa oman analyysinsä.
• Hakija voi halutessaan liittää yhteystietoihinsa myös sosiaalisen median tai tutkimusyhteisöjen profiileja (mm. Twitter, LinkedIn, Instagram, ResearchGate).

Kuinka pitkään säilytämme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Hakemuksia säilytetään yliopiston rekrytointijärjestelmässä 36 kuukautta sen jälkeen kun hakemusta on viimeksi päivitetty. Avoimia hakemuksia säilytetään kuusi kuukautta niiden päivittämisestä. Tehtävään valitun henkilön hakemus liitteinen säilytetään pysyvästi Itä-Suomen yliopiston arkistossa.

Henkilökohtaisen toimintatavan analyysin itsearviointeja säilytetään puoli vuotta.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Hakijat tallentavat itse tietonsa rekrytointijärjestelmään. Hakijan suostumuksella voidaan työnhaun kannalta tarpeellisia tietoja kysyä muista tietolähteistä esim. hakijan entisiltä työnantajilta. Rekisteröidyllä on velvoite toimittaa tarvittavat henkilötiedot. Jos rekisteröity ei toimita tarvittavia henkilötietoja, niin rekrytointiprosessi ei voi edetä.

Henkilökohtaisen toimintatavan analyysiä varten henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. 

Hen­ki­lö­tie­to­jen siirrot

Tietoja siirretään rekrytointijärjestelmästä hakuprosessiin osallistuuville sekä vain asianosaisen asemassa oleville, hakijan suostumuksella tai lakiin perustuvan oikeuden perusteella.

Niiden hakijoiden osalta, joille tehdään henkilökohtaisen toimintatavan itsearviointiin perustuva analyysi, hakijan hyväksymä analyysi voidaan siirtää suostumuksen perusteella rekrytoinnista vastaavalle henkilölle. 

Säännönmukaisena luovutuksena on vuosittain tehtävä Opetus- ja kulttuuriministeriön rekrytointitiedonkeruu, jossa toimitetaan tilastotietona hakukohtaisesti hakijoiden määrä sukupuolittain ja kansalaisuuksittain sekä pohjatiedot tehtävään valituista.

Rekrytointijärjestelmien toimittajat toimivat henkilötietojen käsittelijöinä yliopiston lukuun. Henkilötietojen käsittelijöinä toimivat Varbi Ab ja Thomas International Ltd, joiden kanssa yliopisto on tehnyt tietosuojasopimuksen. 

Hakemusasiakirjat ovat viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti julkisia asiakirjoja. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kuka tahansa (esim. toinen tehtävää hakenut, yliopiston henkilöstöön kuuluva tai tiedotusvälineen edustaja) voi pyytää nähtäväkseen tehtävän hakemuksia, valintamuistiota tai nimilistaa hakijoista. 

Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. 

Re­kis­te­rin­pi­tä­jä­nä hen­ki­lö­tie­to­je­si käsittelystä vastaa

Itä-Suomen yliopisto
Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio
Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Tietosuojavastaava Helena Eronen

Lue lisää siitä, miten suojaamme henkilötietosi.

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista. 

Miksi käsittelemme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavissa tehtävissä:

• Käyttöoikeuksien hallinta
• Viestintä, ohjaus ja arviointi
• Opetuksen toteuttaminen
• Sähköisten tenttien suunnittelu, varaaminen, suorittaminen, arviointi ja valvonta
• Opinnäytetyön sisällön alkuperäisyyden tarkistaminen
• Opiskelijoiden aktiivisuuden seuranta
• Opetukseen osallistumisen seuranta etäopetuksessa niiden opintojaksojen osalta, joilla edellytetään läsnäoloa
• Opetuksen kehittäminen.

Käytämmekö automaattista pää­tök­sen­te­koa tai profilointia?

Automaattisia päätöksiä ei tehdä.

Miksi me saamme käsitellä hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Tarkempi käsittelyperuste on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen. Säädökset: Yliopistolaki 558/2009 ja sen nojalla annetut asetukset sekä Itä-Suomen yliopiston opintojohtosääntö.

Mitä hen­ki­lö­tie­to­ja käsittelemme?

• Moodle -verkko-oppimisympäristöt.
  • Käsiteltävät henkilötietoryhmät ovat järjestelmää käyttävät yliopiston opettajat, ohjaajat, opiskelijat ja hallintohenkilökunta sekä muut järjestelmää käyttävät henkilöt. 
  • Käsiteltävät tiedot: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, organisaatio, käyttäjän järjestelmään tallentamat tietosisällöt ja keskustelut sekä aktiivisuus, suoritusten seuranta, osallistumisen seuranta, kurssiin liittyviä tilasto- ja lokitietoja (mm. kurssitapahtumat, materiaalien avaukset) ja opintosuoritukset.
• Exam -sähköinen tentti
  • Käsiteltävät henkilötietoryhmät ovat järjestelmää käyttävät yliopiston opettajat ja opiskelijat. 
  • Käsiteltävät tiedot: etunimi, sukunimi, opiskelijanumero, sähköpostiosoite, käyttäjätunnus, organisaatio, tiedot tenteistä (tenttivaraus, tenttisuoritus, tentin palaute, tenttiarvosana, tentin aikainen toiminta kuva- ja äänimateriaalina).
• Turnitin - sähköinen plagiaatintunnistusjärjestelmä:
  • Käsiteltävät henkilötietoryhmät ovat järjestelmää käyttävät yliopiston opettajat, ohjaajat, opiskelijat ja hallintohenkilökunta sekä muut järjestelmää käyttävät henkilöt. 
  • Käsiteltävät tiedot: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, organisaatio, käyttäjän järjestelmään tallentamat tietosisällöt ja niiden kommentit.
• ZOOM -verkkokokousjärjestelmä:
  • Henkilötietoryhmiä ovat palveluun tunnistautuneet: henkilökunta, opiskelijat, sidosryhmien edustajat.
  • Käsiteltävät henkilötiedot: nimi, sähköpostiosoite, verkkokokouksiin liittyviä tilasto- ja lokitietoja (mm. osallistumisen seuranta).
• MS Teams 
  • Käsiteltävät henkilötietoryhmät ovat järjestelmää käyttävät yliopiston opettajat, ohjaajat, opiskelijat ja hallintohenkilökunta sekä muut järjestelmää käyttävät henkilöt. 
  • Käsiteltävät tiedot: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, organisaatio, käyttäjän järjestelmään tallentamat tietosisällöt ja keskustelut sekä aktiivisuus ja opintosuoritukset.
• Panopto -videojulkaisupalvelu
  • Käsiteltävät henkilötietoryhmät ovat järjestelmää käyttävät yliopiston opettajat, ohjaajat, opiskelijat, hallintohenkilökunta, muut järjestelmää käyttävät henkilöt sekä kirjautuneet katselijat. 
  • Käsiteltävät henkilötiedot: nimi, käyttäjätunnus ja sähköpostiosoite sekä aktiivisuus.
  • Kirjautuneiden katselijoiden katselutiedot.

Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?

• Moodle -verkko-oppimisympäristöt: Henkilötietoja säilytetään opintojen ajan ja valmistumisen jälkeen tutkintosäännön vaatiman ajan. Opintosuoritukset sekä niihin liittyvät tehtävänannot on säilytettävä vähintään 6 kk ajan tulosten julkistamisesta lukien. Tämän jälkeen opintosuoritukset hävitetään. Tietoja voidaan poistaa käyttäjän pyynnöstä. 
• EXAM: Henkilötietoja säilytetään 24 kk. Tietoja voidaan poistaa käyttäjän vaatimuksesta tai käyttäjän käyttöoikeuden loppumisen jälkeen. Lisäksi tietoja voidaan joutua poistamaan valvonnan seurauksena, mikäli käyttäjä väärinkäyttää järjestelmää tai harjoittaa sen avulla rikollista toimintaa. 
• Turnitin: Tietoja voidaan poistaa käyttäjän pyynnöstä. 
• ZOOM: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin käyttäjä on palveluun kirjautuneena. Tilasto- ja lokitiedot mahdollista osallistumisen seurantaa varten säilytetään vähintään 6 kk 
• Teams: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin käyttäjä on palveluun kirjautuneena. Tilasto- ja lokitiedot mahdollista osallistumisen seurantaa varten säilytetään vähintään 6 kk.
• Panopto: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin käyttäjä on palveluun kirjautuneena. Tilasto- ja lokitiedot mahdollista osallistumisen seurantaa varten säilytetään vähintään 6 kk.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

• Moodle-verkko-oppimisympäristöt: Kirjautumisen yhteydessä käyttäjän kotiorganisaatiosta haetaan käyttäjän tietoja shibboleth-attribuuttien perusteella, jonka lisäksi käyttäjä voi täyttää muita tietoja omaan profiiliinsa. 
• EXAM: Henkilötiedot saadaan henkilön kirjautuessa järjestelmään UEF-tunnuksella.
• Turnitin: Henkilötiedot saadaan henkilön kirjautuessa järjestelmään UEF-tunnuksella. 
• Zoom: Henkilötiedot saadaan henkilön kirjautuessa järjestelmään UEF-tunnuksella. 
• Teams: Henkilötiedot saadaan henkilön kirjautuessa järjestelmään UEF-tunnuksella. 
• Panopto: Henkilötiedot saadaan henkilön kirjautuessa Panopto-järjestelmään UEF-tunnuksella.

Sään­nön­mu­kai­set siirrot ja luovutukset

Yliopisto on tehnyt kunkin sovelluksen toimittajan kanssa palvelusopimuksen, joka sisältää myös henkilötietojen käsittelysopimuksen. Kukin järjestelmätoimittaja toimii henkilötietojen käsittelijänä yliopiston lukuun. 

Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Zoom: ZOOM on Funet -asiakasorganisaatioiden käyttöön tarkoitettu palvelu. Järjestelmän toimivuuden takia seuraavat käyttäjien henkilötiedot välittyvät Zoom-lisenssin validoinnin yhteydessä Zoom Ltd:n (Zoom Video Communication Inc.) lisenssipalvelimille, jotka voivat sijaita myös EU:n ulkopuolella USA:ssa: Etunimi, Sukunimi, EPPN (käyttäjätunnus@uef.fi) ja käyttäjän IP-osoite. Siirto perustuu EU:n vakiolausekkeisiin ja niitä täydentäviin toimenpiteisiin (TIA).

Muiden käytössä olevien järjestelmien osalta henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

Re­kis­te­rin­pi­tä­jä­nä hen­ki­lö­tie­to­je­si käsittelystä vastaa

Itä-Suomen yliopisto
Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio
Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Tietosuojavastaava Helena Eronen

Lue lisää siitä, miten suojaamme henkilötietosi.

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista. 

Miksi käsittelemme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Henkilötietojasi käsitellään seuraavissa talouspalveluiden tehtävissä: 

Talous-, henkilöstö- ja palkkahallinnon asioiden hoito

• Osto- ja myyntilaskujen seuranta ja maksaminen
• Tulojen ja menojen käsittely
• Tavaroiden ja palveluiden toimittajien ja asiakkaiden tietojen ylläpito
• Sisäisten laskujen ja muistiotositteiden käsittely
• Sähköinen arkistointi
• Maksuliikenteen- ja palkkahallinnon asiakirjojen kierto
• Matkasuunnitelmien, -laskujen ja -ennakoiden käsittely
• Maksuaikakorttien käsittely
• Tulorekisteri-ilmoitusten käsittely
• Arpajaisverotietojen käsittely
• Lahjoittajatietojen ilmoittaminen Verohallinnolle ja vastinrahakampanjassa OKM:lle
• Lomapalkkavelan kirjanpidollinen käsittely

Yliopiston budjetointi ja talousraportointi

• Bura-budjetointijärjestelmä
  • Yliopiston sisäinen budjetointi eli talousarvion laadinta
• Helmi -henkilöstöraportointi:
  • Henkilölukumäärät, henkilötyövuodet, henkilöstölistauksia ja esimieslistaukset.
  • Palkkaukseen ja palkkamenojen budjetointiin ja henkilöstösuunnitteluun liittyvä henkilöstölistauksia sekä palkkauksen koontiraportteja.
  • Poissaolojen seurantaraportit
• Massi-Talousraportointi
  • Tiedekunta/Laitos/vastuualueraportit, ennustamista tukevat raportit, budjetointiraportit, projektiraportit, hankeraportit, kohderaportit, tarkistusraportit, ProHa-raportit
  • Henkilöstökulujen toteumien raportointi yliopiston eri toimijoille, mm. projektinjohtajat, laitosjohtajat, dekaanit, yliopiston johto ja hallitus
• MS PowerBI-raportointi
  • Talouden toteuma ja henkilöstökulujen toteuma (tulosyksikkö, kustannuspaikka, sisäinen tilaus, projekti)
  • Hankeraportit, projektinhallintaraportit
  • Pääasiallinen raportointijärjestelmä vuodesta 2023 eteenpäin
• SAP / Business Warehouse-raportointi
  • kirjanpidon ja sisäisen laskennan toteuma
  • palkkaraportointi

Käytämmekö automaattista pää­tök­sen­te­koa tai profilointia?

Emme tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Miksi me saamme käsitellä hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen merkittävä suhde) sekä rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen seuraavien normien perusteella:

• Yliopistolaki 
• Yliopiston hallintojohtosääntö
• Kirjanpitolaki ja -asetus
• Työsopimuslaki
• Laki tulotietojärjestelmästä (mm. Rondo-tiimi ilmoittaa tietoja tulorekisteriin)
• Tuloverolaki (sis. mm. lahjoitusvähennyksen ilm. velvollisuuden 57 §)
• Arpajaislaki
• Hankintalaki
• Opetusministeriön asetus yliopiston perusrahoituksen laskentakriteereistä
• Opetusministeriön asetus yliopistojen suoritteista perittävistä maksuista
• Valtioneuvoston asetus yliopiston toiminnasta perittävistä maksuista
• Tilintarkastuslaki

Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien henkilötietojen (ammattiliittoon kuuluminen) osalta käsittelyn erityisperuste on rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn velvoitteiden noudattaminen työoikeuden, sosiaaliturvan alalla.

Mitä hen­ki­lö­tie­to­ja käsittelemme?

Nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, pankkitili, henkilönumero, syntymäaika, verotunniste (TIN), palkkatieto, sukupuoli, äidinkieli, ulosottoasiat, ruokarajoitteet (kongressi, poistuvat tapahtuman päätyttyä), oppijanumero, ammattinimike, ammattiliittoon kuuluminen, käyttäjätunnus, käyttöoikeus, ennakkoperintärekisterin voimassaoloaika.

• Käyttäjärekisteri
• Toimittajarekisteri
• Asiakasrekisteri

Kuinka pitkään säilytämme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

M2 (vain arkistokäytössä)

• Henkilötietojen ja tapahtumien säilytysaika 3 vuotta. Jos henkilölle ei ole tapahtumia, henkilötiedot poistetaan heti työsuhteen päätyttyä.

SAP Travel (2023 alkaen)

• Henkilötietojen ja tapahtumien säilytysaika 3 vuotta. Jos henkilölle ei ole tapahtumia, henkilötiedot poistetaan heti työsuhteen päätyttyä.

Rondo-arkisto

• Matkalaskut, suunnitelmat ja ennakot 18 vuotta
• M2 maksatus- ja kirjanpitoluettelot, tilinpäätösraportit 18 vuotta
• Maksupäiväkirja 18 vuotta
• Sisäinen lasku 18 vuotta
• Laskutus ja reskontra: Myyntireskontra 6 vuotta, Ostoreskontra 6 vuotta, Laskutuspyyntö 18 vuotta
• Tositelajit 18 vuotta
• Tase-erittelyt pysyväissäilytys

SAP Open text -arkisto (2023 alkaen)

• kaikki kirjanpitoaineistot
• 2024 vuoden loppuun mennessä myös Rondon arkiston aineistot (historiatiedot)

Sähköinen arkistointi

• Projektien hallinnointiin liittyvät asiakirjat 18 vuotta

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

• Henkilöstö- ja palkkionsaajat: Mepco-henkilöstöhallinnon järjestelmä
• Toimittajat, asiakkaat ja ulkopuoliset matkustajat: rekisteröidyltä itseltään
• Kongressi: rekisteröidyltä itseltään, tai opetushallituksen Opintopolku-portaalista
• Opiskelijatiedot: Peppi - opiskelijarekisteri
• Lahjoitukset: lahjoittajalta itseltään

Hen­ki­lö­tie­to­jen siirrot

Yliopisto on tehnyt Certia Oy:n kanssa palvelusopimuksen taloushallinnon palveluita ja järjestelmiä koskevien palveluiden tuottamisesta. Certia Oy toimii tietosuoja-asetuksen 28 art. mukaisena käsittelijänä yliopiston lukuun SAP talous ja SAP Travel -järjestelmissä tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn osalta rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välisen tietosuojasopimuksen (henkilötietojen käsittelyliite) mukaisesti.

Sisäiset:

• Henkilötietoja siirtyy eri taloushallinnon järjestelmien välillä. (Certia)

Ulkopuoliset:

• Tulorekisteri: siviilipalvelushenkilöt, matkakustannustenkorvausten saajat, yksityiset elinkeinonharjoittajat, palkka- ja palkkiotiedot (Certia)
• Järjestelmätoimittajat: toimivat henkilötietojen käsittelijöinä tietosuojasopimuksen perusteella.
  • Verkko-operaattorit, perintätoimistot, ulosotto, luottoyhtiöt.
• Verohallinto: lahjoittajatiedot
• OKM: lahjoittajatiedot vastinrahakampanjan osalta
• Perintätoimisto: velallisten saatavat
• Ulosotto: velallisten saatavat
• Luottoyhtiöt: maksuaikakortit
• Tilintarkastajat: tilintarkastuslain mukaiset tiedot
• Kanta-palvelu: apteekkijärjestelmän reseptilääkkeiden lääkeostotiedot

Siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja perusteet siirroille

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. 

Re­kis­te­rin­pi­tä­jä­nä hen­ki­lö­tie­to­je­si käsittelystä vastaa

Itä-Suomen yliopisto
Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio
Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Tietosuojavastaava Helena Eronen

Lue lisää siitä, miten suojaamme henkilötietosi.

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista. 

Miksi käsittelemme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Tietovarasto on Itä-Suomen yliopiston yksiköilleen tarjoama raportointipalvelu, josta yksiköt saavat itseään ja koko yliopistoa koskevaa tietoa toimintansa kehittämiseksi ja tueksi. Tietovarastoa käytetään myös viranomaisraportoinnissa.

Käytämmekö automaattista pää­tök­sen­te­koa tai profilointia?

Emme tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Miksi me saamme käsitellä hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Henkilötietojen käsittelyperusteet ovat rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen ja yleisen edun mukainen viranomaistehtävä. 

Säädökset, joihin lakisääteisen velvoitteen noudattaminen perustuu:

• Kirjanpitolaki, 1336/1997 (tilinpäätökseen tarvittavat kokonaistilastot)
• Yliopistolaki, 558/2009 (OKM-tilastointi)

Lisäksi voidaan käsitellä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja ja niiden käsittelylle eritysperuste on yleisen edun mukainen tilastointi.

Mitä hen­ki­lö­tie­to­ja käsittelemme?

Tietovarastossa käsitellään muista järjestelmistä eli lähdejärjestelmistä saatavia tietoja. Tietovaraston tietosisältö määräytyy lähdejärjestelmien perusteella. 

Käsiteltävät tiedot ovat opinto-, tutkimus-, talous- ja henkilöstöhallinnon tietoja.

Kuinka pitkään säilytämme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

-

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Tietovarastoon itseensä ei tallenneta tietoja eikä siellä ole syöttölomakkeita. Tietovarasto saa tietonsa muista järjestelmistä eli lähdejärjestelmistä. Jos tietovaraston tiedoissa on virhe, se korjataan lähdejärjestelmään, josta se päivittyy tietovarastoon. 

Hen­ki­lö­tie­to­jen siirrot

Tietovarastoa käytetään siirrettäessä henkilötietoja yliopiston sisäisiin palveluihin. Näitä palveluja ja niissä siirrettäviä tietoja ovat IDM (henkilöt, palvelussuhteet), UEF Connect (henkilöt, palvelussuhteet) ja UEF CRIS (henkilöt, palvelussuhteet). 

Yliopiston ulkopuolelle tietoja siirretään erillisinä poimintoina lakiperustaisesti Opetus- ja kulttuuriministeriölle ja Tilastokeskukselle.

Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. 

Re­kis­te­rin­pi­tä­jä­nä hen­ki­lö­tie­to­je­si käsittelystä vastaa

Itä-Suomen yliopisto
Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio
Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Tietosuojavastaava Helena Eronen

Lue lisää siitä, miten suojaamme henkilötietosi.

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista. 

Miksi käsittelemme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavissa tehtävissä: 

Vapaaehtoisten tutkimushenkilöiden rekrytointi.

Käytämmekö automaattista pää­tök­sen­te­koa tai profilointia?

Emme tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Miksi me saamme käsitellä hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Tarkempi käsittelyperuste on rekisteröidyn suostumus. 

Mitä hen­ki­lö­tie­to­ja käsittelemme?

Ilmoittautuessasi vapaaehtoiseksi tutkimushenkilöksi sinulta kysytään seuraavia tietoja: 

Nimi, syntymävuosi, sukupuoli, kotipaikka, puhelinnumero, sähköposti, diagnosoitu sairaus ja sen diagnosointivuosi, muut tarvittavat lisätiedot yhteydenottoa varten.

Kun sinut myöhemmin saatetaan kutsua mukaan tieteelliseen tutkimukseen, niin jokaisessa tutkimuksessa sinulta kysytään kyseisessä tutkimuksessa tarvittavat tiedot. Saat erillisen tutkimustiedotteen, jossa myös kerrotaan kyseisessä tutkimuksessa tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä. 

Kuinka pitkään säilytämme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Henkilötietojasi säilytetään tässä rekisterissä 10 vuotta. 

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Vapaaehtoiseksi tutkimushenkilöksi ilmoittautuva tallentaa itse tarvittavat tiedot Webpropol -sovellukseen ja sieltä ne siirretään UEFin tietojärjestelmiin. Siirron jälkeen tiedot tuhotaan kyselylomakkeelta. 

Hen­ki­lö­tie­to­jen siirrot

Tietojasi voidaan luovuttaa sellaisille tutkijoille, joilla on alkamssa tutkimus, johon sinä soveltuisit tutkimushenkilöksi. Tiedot luovutetaan tutkimuskutsun lähettämistä varten. 

Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Henkilötietoja ei tästä rekrytointirekisteristä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. 

Re­kis­te­rin­pi­tä­jä­nä hen­ki­lö­tie­to­je­si käsittelystä vastaa

Itä-Suomen yliopisto
Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio
Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Tietosuojavastaava Helena Eronen

Lue lisää siitä, miten suojaamme henkilötietosi.

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista. 

Miksi käsittelemme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Tuutoreiden (uusien opiskelijoiden vertaisohjaajien) henkilötietoja ml. opiskelijanumero kerätään tuutorihaun yhteydessä tuutorivalinnan toteuttamista sekä yliopiston toimijoiden ja ainejärjestöjen keskinäistä viestintää ja tiedottamista varten. 

Miksi saamme käsitellä hen­ki­lö­tie­to­ja­si? 

Käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Tarkempi käsittelyperuste on:

• rekisteröidyn suostumus

Käsiteltäessä ns. arkaluonteisia henkilötietoja käsittelyn erityisperuste on:

• rekisteröidyn suostumus

Mitä hen­ki­lö­tie­to­ja käsittelemme?

Käsiteltäviä tietoja ovat tuutoriksi hakevan nimi, opiskelijanumero, yhteystiedot, syntymäaika, pääaine/koulutusohjelma sekä tuutoripaidan koko. 

Kuinka pitkään säilytämme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Tietoja säilytetään noin vuoden ajan hakuajasta eteenpäin. 

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Tuutoreiden henkilötiedot saadaan heiltä itseltään tuutorihaun yhteydessä. Mikäli tietoja ei saada tai jos tuutoriksi hakeva ilmoittaa haun yhteydessä, että hänen tietojaan ei voida luovuttaa oppiaineille, ainejärjestölle tai muulle tässä selosteessa mainitulle taholle, ei ko. opiskelijaa voida valita tuutoriksi. 

Jos rekisteröity antaa henkilötietonsa käsittelyä varten, niin henkilötietojen antamisen peruste on:

• rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen sopimus

Mihin siirrämme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Hakemukset siirretään oppiaineittain tuutorivalintaa varten oppiaineiden ja edelleen ainejärjestöjen käsiteltäväksi tuutorivalintaa ja siihen liittyvää tiedottamista varten. Tuutoreiden yhteystietoja voidaan luovuttaa perustellusti myös muihin yliopiston ja ainejärjestöjen keskinäisen yhteistyön ja tiedonkulun tarpeisiin ko. tuutorivuoden aikana. Lisäksi tuutoreiden yhteystietoja luovutetaan tilanteissa, joissa uudet opiskelijat voivat kontaktoida oman tuutorinsa opintojen alkaessa, mikäli ovat esim. myöhästyneet orientaatioviikon tilaisuuksista. Yhteystiedot luovutetaan kontaktitiedoksi paikallisille asuntosäätiöille. 

Siirretäänkö hen­ki­lö­tie­to­ja­si Euroopan ulkopuolelle ja millä perusteella?

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Re­kis­te­rin­pi­tä­jä­nä hen­ki­lö­tie­to­je­si käsittelystä vastaa

Itä-Suomen yliopisto
Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio
Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Tietosuojavastaava Helena Eronen

Lue lisää siitä, miten suojaamme henkilötietosi.

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista. 

Miksi käsittelemme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavissa tehtävissä:

Riippuen hankesuunnitelman sisällöstä henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa tarkoituksissa: 

1. Koulutus (ml. koulutusvienti)

2. Tutkimus

3. Henkilökunta-, opiskelija- ja tutkijavaihto

4. Toiminnan kehittäminen

Jokaisessa täydentävän rahoituksen hankkeessa informoidaan osallistujia erikseen hankkeen tarkoituksista. 

Käytämmekö automaattista pää­tök­sen­te­koa tai profilointia?

Emme tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Miksi saamme käsitellä hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Tarkemmat käsittelyperusteet ovat:

• rekisteröidyn suostumus (esim. tapahtumiin ja koulutuksiin osallistuminen) 
• rekisterinpitäjän yleinen etu (tieteellinen tutkimus, kehittämistoiminta)
• rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (esim. Erasmus+ -hankkeet)

Mitä hen­ki­lö­tie­to­ja käsittelemme?

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

• Henkilön tunniste- ja yhteystiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, sähköposti ja puhelinnumero sekä passin numero
• Koulutus: suoritetun koulutuksen aste
• Hankkeessa työskelevien henkilöiden tehtävänimikkeet 
• Hankkeessa työskentelevien henkilöiden osalta nimi, työaika ja palkkatiedot maksatushakemuksen yhteydessä riippuen hankkeen rahoitusehdoista

Kuinka pitkään säilytämme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Henkilötietoja käsitellään hankkeen tai tutkimuksen kestoajan ja sen jälkeen henkilötiedot joko hävitetään tai arkistoidaan tunnisteellisina tai ilman henkilötunnisteita (anonymisoidut tiedot)

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään tai yliopiston tietojärjestelmistä.

Sään­nön­mu­kai­set siirrot ja luovutukset

Pääsääntöisesti henkilötietoja käsittelevät vain hankkeen hallintohenkilöstö. 

Raportoinnin tai maksatuksen yhteydessä henkilötietoja luovutetaan rahoittajille. 

Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Kansainvälisissä hankkeissa tietoja saatetaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirrot tehdään aina noudattaen tietosuoja-asetuksen edellyttämiä suojatoimia. 

Re­kis­te­rin­pi­tä­jä­nä hen­ki­lö­tie­to­je­si käsittelystä vastaa

Itä-Suomen yliopisto
Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio
Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Joisssain hankkeissa voi kyseessä olla yhteisrekisterinpitäjyys hankekumppanien kesken. 

Tietosuojavastaava Helena Eronen

Lue lisää siitä, miten suojaamme henkilötietosi.

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista. 

Re­kis­te­rin­pi­tä­jä

Itä-Suomen yliopisto

Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu

Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio

Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Suojaus

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävien tietojärjestelmien hallinnassa noudatetaan Itä-Suomen yliopiston tietoturvasäännöstöä ja -ohjeita. Teknisesti tietojärjestelmät ja niiden käyttöliittymät ovat suojattu mm. palomuurilla ja järjestelmien tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti.

Tietojärjestelmien käyttöoikeudet on käyttöoikeusryhmien avulla rajattu siten, että kullakin käyttäjällä on  pääsy vain työtehtävissään tarvitsemiinsa tietoihin.

Yliopiston palveluksessa olevia ja luottamustehtäviä hoitavia henkilöitä koskee viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 23 §:n mukainen vaitiolovelvollisuus. Lisäksi yliopiston työntekijät eivät saa työsuhteen kestäessä käyttää hyödykseen tai ilmaista muille työnantajan ammatti- tai liikesalaisuuksia (työsopimuslaki 3. luku 4 §).

Salassa pidettävät tiedot sekä säilytysajat, arkistointi ja hävittäminen ovat määritelty yliopiston  arkistonmuodostussuunnitelmassa.

Re­kis­te­rin­pi­tä­jä­nä hen­ki­lö­tie­to­je­si käsittelystä vastaa

Itä-Suomen yliopisto
Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio
Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Tietosuojavastaava Helena Eronen

Lue lisää siitä, miten suojaamme henkilötietosi.

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista. 

Miksi käsittelemme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Itä-Suomen yliopioston verkkosivuistoilla henkilötietojesi käsitellään, koska niitä tarvitaan verkkosivujen tekniseen ylläpitoon, viestintään ja markkinointiin, sivuston käytön analysointiin ja sen kehittämiseen.

Käytämmekö automaattista pää­tök­sen­te­koa tai profilointia

Emme tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Miksi me saamme käsitellä hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Yliopiston verkkosivuilla käsitellään henkilötietojasi silloin, kun se on viestinnän, markkinoinnin tai palvelun käytön kannalta oleellista tai olet antanut siihen suostumuksesi. Henkilötietoja käsitellään palvelun toteutumisen kannalta olennaisella tavalla ja henkilötietojen käsittelyyn on olemassa asianmukaiset prosessit.

Silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu yliopiston lakisääteiseen tehtävään, pääsääntöiset säädökset ovat:

Tietosuojalaki 

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999

Mitä hen­ki­lö­tie­to­ja käsittelemme?

Pääsääntöisesti käsittelemme henkilötietoja, joista sinua ei voida tunnistaa. Sivustojemme analytiikkaa varten keräämme tietoja IP-osoitteista. Silloin kuin käsittelemme yhteystietojasi, sinulta pyydetään siihen suostumus. Tällöin:

• annat palautetta sivustosta tai kommentoit blogikirjoitusta
• tilaat yliopiston viestejä ja julkaisuja, esim. uutiskirjeen tai liityt sähköpostilistalle
• teet verkkolahjoituksen (lisätietoja henkilötietojen käsittelystä lahjoitusten yhteydessä kohdasta Yhteiskuntasuhteet)
• liityt mukaan yliopiston alumnitoimintaan (lisätietoja henkilötietojen käsittelystä alumnitoiminnasta kohdassa Yhteiskuntasuhteet)

Kuinka pitkään säilytämme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on palvelun kannalta tarpeellista.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Verkkosivustojen analytiikka kerää tietoja IP-osoitteista. Muut henkilötiedot saadaan sinulta itseltäsi, kun annat palautetta sivustosta, kommentoit blogikirjoitusta, tilaat yliopiston viestejä/uutiskirjeitä, teet lahjoituksen tai liityt mukaan alumnitoimintaan. 

Tie­to­jär­jes­tel­mät

Henkilötietojen käsittelyssä käytetään seuraavia sovelluksia:

Google Analytics ja Google Tag manager. Verkkosivujen käyttäjäseuranta sivustojen ja niiden osien käytön analysointiin. Tietoja ei yhdistetä henkilötietoihin eikä muihin evästetietoihin.

Hotjar. Tallentaa visuaalista tietoa sivuston käytöstä ja antaa käyttäjille mahdollisuuden lähettää palautetta.  

Feedbackly. Käytetään käyttäjäpalautteen keräämiseen. Tietoja ei yhdistetä henkilötietoihin eikä muihin evästetietoihin.

Siteimprove. Sovellus, jolla parannetaan sivuston saavutettavuutta, laatua ja hakukonelöydettävyyttä. Sen avulla voidaan löytää ja poistaa henkilötietoja sivustolta.

YouTube, Facebook, Twitter, LinkedIn. Sosiaalisen median sovellukset sosiaalisen median jakojen seuraamiseksi.

Evästetietojen avulla palvelun kävijämääriä ja käyttöä voidaan seurata myös Itä-Suomen yliopiston yhteistyökumppaneiden toimesta. Yhteistyökumppanit tarvitsevat käyttäjätietoja yleisimmin kävijän kiinnostusten kohteiden perusteella kohdennetun mainonnan tuottamiseen sekä viestinnän ja markkinoinnin tuloksellisuuden arvioimiseksi. 

Kolmannen osapuolen sovellukset

Itä-Suomen julkisilla verkkosivuilla hyödynnetään kolmansien osapuolten sovelluksia sivuston ylläpitämiseksi ja palveluiden tarjoamiseksi käyttäjille, asiakkaille ja yhteistyökumppaneille.

Yliopiston verkkosivustoja ylläpidetään Drupal– ja WorldPress-julkaisujärjestelmillä, joihin kerätään vain palvelua käyttävien ja ylläpitävien yliopistolaisten henkilötietoja käyttäjätunnuksiin liittyen.

Yliopiston käyttämä uutiskirjesovellus (Click Dimension) käsittelee tilaamiseen, kiinnostuksen kohteisiin ja käytön analysointiin liittyvää henkilötietoa. 

Kolmannen osapuolen sovellusten osalta noudatetaan kolmannen osapuolen omia käyttö- ja muita ehtoja.

Sinua ei liitetä tilaajalistoille tai rekistereihin ilman omaa suostumustasi. 

Evästeiden käyttö

Sivustolla käytetään evästeitä (cookies) ja kolmannen osapuolen sovelluksia palvelun kehittämiseen sekä käyttäjäkokemuksen parantamiseen. Verkkosivustoilla oleviin kolmannen osapuolen tarjoamiin palveluihin tai kolmannen osapuolen välittämiin sovelluksiin sovelletaan kyseisen kolmannen osapuolen omia käyttö- ja muita ehtoja

Evästeillä ("cookies") seurataan verkkokäyttäytymistä, esimerkiksi sitä miltä sivuilta yliopiston sivuille saavutaan, mitkä ovat suosituimpia sivuja ja miten sivuilla liikutaan. Lisäksi kerätään käyttöön liittyviä teknisiä tietoja esimerkiksi päätelaitteesta ja selaimista sekä siitä, oletko Itä-Suomen yliopiston sisäinen vai ulkoinen käyttäjä. Evästeitä käytetään myös sisältöjen suositteluun, mainonnan kohdentamiseen ja laadun parantamiseen. 

Tietoja ei käytetä käyttäjän yksilöintiin. 

Vieraillessasi yliopiston verkkosivustoilla sinulta kysytään suostumus evästeiden käyttöön. Mikäli selaimesi ei käytä evästeitä sinun kannattaa huomioida, että joidenkin palveluiden osalta evästeiden käytön estäminen saattaa kuitenkin vaikuttaa palvelun toimintaan.

Re­kis­te­rin­pi­tä­jä­nä hen­ki­lö­tie­to­je­si käsittelystä vastaa

Itä-Suomen yliopisto
Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio
Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Tietosuojavastaava Helena Eronen

Lue lisää siitä, miten suojaamme henkilötietosi.

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista.

Miksi käsittelemme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavissa tehtävissä:

Itä-Suomen yliopiston yhteiskuntasuhteiden sidosryhmät sisältävät henkilöitä, joita halutaan käyttää asiantuntijoina, kumppaneina, vierailevina luennoitsijoina, tutkimuskohteina tai muussa vastaavassa yliopiston toiminnassa esim. alumnitoiminta sekä yliopiston virallisissa tapahtumissa esim. promootio. Sidosryhmiin kuuluvat myös ne henkilöt, jotka ovat tilanneet yliopiston uutiskirjeen tai muuta viestintää sekä ne, joille lähetetään erilaisissa jakeluissa myynti- ja markkinointiviestintää tai tarvekartoituskyselyitä yhteiskunnan tarjoamille palveluille. Sidosryhmäyhteistyöhön kuuluvat myös erilaiset hakupalvelut yhteistyökumppaneillemme, sidosryhmillemme ja tutkimuksesta kiinnostuneelle yleisölle.

Myynti, markkinointi, alumnitoiminta, suhdetoiminta, viestintä, tapahtumiin osallistuminen, erilaiset mielipide- ja tarvekartoituskyselyt.

Käytämmekö automaattista pää­tök­sen­te­koa tai profilointia?

Emme tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Miksi me saamme käsitellä hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Tarkemmat käsittelyperusteet ovat:

• Rekisteröidyn suostumus
• Sopimuksen täytäntöön pano (jossa rekisteröity on osapuolena, sopimukset: Tilaus, osallistuminen tapahtumaan tai aikaisempi asiakkuustyyppinen yhteys
• Rekisterinpitäjän lakisääteisen tehtävän noudattaminen: Yliopistolaki (558/2009, §2)
• Yleistä etua koskeva tehtävä/rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttö
• Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen mikä oikeutettu etu on kyseessä: Sähköinen suoramarkkinointi (7.11.2010/917) luku 24

Käsittelemme tapahtumiin osallistumisissa myös ns. arkaluonteisia tietoja (tieto ruokavaliosta voi sisältää arkaluonteista tietoa). Erityisperuste näiden tietojen käsittelylle on rekisteröidyn suostumus.

Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme seuraavia tietoja:

• Alumnit: nimi, yhteystiedot, tutkintotiedot, syntymäaika, tehtävänimike, kiinnostuksen kohteet.
• Lahjoittajat: nimi, henkilötunnus/y-tunnus, osoite, puhelinnumero, sähköposti, summa ja kohde.
• Tapahtumiin osallistuminen: nimi, yhteystiedot, tapahtumatiedot, ruokavalio. 
• Promootiot: nimi, syntymäaika ja -paikka, kotiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, ruokavalio, kuva, väitöskirjan nimi
• Viestintä: alumnien, lahjoittajien ja kumppaneiden kanssa käyty yhteydenpito
• Henkilökuvat ja äänitallenteet: Valokuva, videokuva, äänite, nimi, organisaatiotieto ja yhteystiedot
• Uutiskirjeet ja markkinointiviestintä: sähköpostiosoitteet
• UEF Connect ja vastaavat tietokannat: nimi, yhteystiedot, tehtävänimike, organisaatiotieto ja henkilön itsensä täydentämät tiedot sekä yhteistyökumppaneiden yhteystiedot
• Yliopiston järjestämät kurssit: nimi- ja yhteystiedot
• Erilaiset kyselyt: kyselyissä ei lähtökohtaisesti kysytä suoria henkilötunnisteita, mutta kyselykohtaisia epäsuoria tunnisteita voidaan kysyä (esim. ikäryhmä, sukupuoli, ammattiryhmä, asuinalue) 

Tietojen säilytysajat

Tietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen palvelun toteuttamiseksi. 

• Lahjoittajat: tiedot säilytetään pysyvästi
• Promovendit: tiedot säilytetään pysyvästi

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

• Rekisteröidyltä itseltään
• Yliopiston henkilökunnan tiedot siirtyvät henkilöstöhallinnon Mepco, Helpnet ja SoleCris -järjestelmistä

Sään­nön­mu­kai­set siirrot ja luovutukset

Palveluiden tuottamisessa voidaan käyttää henkilötietojen käsittelijöinä ulkopuolisia tietojärjestelmätoimittajia sekä majoitus- ja ravintopalvelun tuottajia, joiden kanssa tehdään henkilötietojen käsittelysopimus. Tapahtumiin ilmoittautumisten osalta henkilötietoja saatetaan siirtää majoitus- ja tarjoilupalvelun tuottajille.Tarvekartoituskyselyissä vastaajan sähköpostiosoite voidaan siirtää yliopiston opetustarjonnan markkinointiin vastaajan antaessa siihen suostumuksensa. 

Suhdetoiminnan ja viestinnän osalta henkilötiedot ovat nähtävillä yliopiston julkisilla verkkosivuilla.

Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet

Henkilötietoja ei siirretä EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle. UEFin verkkosivuja voidaan katsoa myös EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelta.

Re­kis­te­rin­pi­tä­jä­nä hen­ki­lö­tie­to­je­si käsittelystä vastaa

Itä-Suomen yliopisto
Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio
Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Tietosuojavastaava Helena Eronen

Lue lisää siitä, miten suojaamme henkilötietosi.

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista. 

Miksi käsittelemme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavissa käyttötarkoitukissa:

• Apurahan hakeminen ja apurahapäätösten tekeminen
• Apurahasta ilmoittaminen apurahan saajille, myönnettyjen apurahojen maksatus ja maksatusten seuranta Itä-Suomen yliopiston maksatuskäytäntöjen mukaisesti
• Apurahahakemusten tilastointi ja yhteydenpito apurahan saajiin.

Käytämmekö automaattista pää­tök­sen­te­koa tai profilointia?

Emme tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Miksi me saamme käsitellä hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Henkilötietojesi käsittelyn peruste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Apurahahakemuksesi muodostaa rekisterinpitäjän (Itä-Suomen yliopisto) ja rekisteröidyn (apurahan hakija) välille sellaisen merkittävän suhteen, että yliopistolla on oikeus käsitellä henkilötietojasi apurahahakemuksen käsittelyn yhteydessä. 

Mitä hen­ki­lö­tie­to­ja käsittelemme?

Apurahahakemuksen käsittelyn yhteydessä käsitellään seuraavia henkilötietoja: Nimi, syntymävuosi, osoite, ammatti, työpaikka, sähköposti ja puhelinnumero, suoritetun tutkinnon tiedot, tutkimuksen nimi ja tutkimusala, suosittelija ja kutsujan henkilötiedot, työsuhdestatus sekä maksatuksessa tarvittavat tiedot. 

Kuinka pitkään säilytämme hen­ki­lö­tie­to­ja­si?

Apurahahakemuksia ja -päätöksiä säilytetään 13 vuotta, maksatukseen liittyviä henkilötietoja säilytetään kirjanpitolain edellyttä aika. 

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Henkilötiedot saadaan apurahan hakijalta itseltään. 

Hen­ki­lö­tie­to­jen siirrot

Tietoja siirretään kotimaassa sidosryhmille (verottajalle ja jakajapankille sekä Valtiokonttorille kirjanpitotiedot) ja yliopiston sisällä talouden tietovarastoon maksatuksen ja raportoinnin tarpeisiin. Apurahan saajan tekemä raportti toimitetaan rahoittajalle. 

Siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja perusteet siirroille

Henkilötietoja ei siirretä EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.

Re­kis­te­rin­pi­tä­jä­nä hen­ki­lö­tie­to­je­si käsittelystä vastaa

Itä-Suomen yliopisto
Joensuu: Yliopistokatu 2, PL 111, 80101 Joensuu
Kuopio: Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio
Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Tietosuojavastaava Helena Eronen

Lue lisää siitä, miten suojaamme henkilötietosi.

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista. 

Miksi käsittelemme hen­ki­lö­tie­to­ja­si? 

Tilavarauksen tekijältä kerätään tarvittavat tiedot tilavarauksen tallentamiseksi ja tilaisuuden järjestämiseksi. Tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin: 

• tilavarausten vastaanottaminen
• tilaisuuteen liittyvien palvelujen järjestäminen
• palvelujen ja toiminnan viestintä
• palautteiden vastaanottaminen
• asiakastietojen hallinnointiin
• yhteydenpitoon asiakkaan kanssa
• tilavarausten ja palvelujen laskutus
• tilavarausten näkyvyys sähköisissä kalentereissa, ovenpielinäytöissä ja lukujärjestyksissä
• asiakasdatan kerääminen tilastointia varten.

Käytämmeko automaattista pää­tök­sen­te­koa tai profilointia? 

Emme tee automaattisia päätöksiä tai profilointia.